Офис-менеджер / Секретарь

Обязанности:

- Обеспечение жизнедеятельности офиса по согласованной инструкции;

- Организация ремонта и обслуживания офисной техники, кондиционеров и других систем (вызов мастеров, контроль выполнения работ).

- Взаимодействие с управляющей компанией и ресурсоснабжающими организациями.

- Контроль поддержания порядка в офисе, координация работы клинингового персонала.

- Прием и распределение входящих звонков, передача информации сотрудникам.

- Работа с курьерскими службами, организация отправки и получения корреспонденции (включая Почту России), заказ доставки, выдача и получение документов от курьера + по средам заказ курьера для забора почтовых отправлений с юр.адресов компаний. Получение/отправка почтовой корреспонденции на ПочтеРоссии.

- Обработка документов: сканирование, копирование, печать.

- Ведение документооборота: регистрация, учет, архивация входящей/исходящей корреспонденции, распределение по отделам.

- Организация приема гостей и посетителей, подготовка переговорных комнат.

- Организация командировок сотрудников: бронирование билетов (авиа, ж/д), отелей, оформление командировочных документов.

- Закупка подарков для сотрудников и партнеров, помощь в организации корпоративных мероприятий.

- Подготовка документов на подпись руководителю и их дальнейшее распределение.

- Ведение деловой переписки, протоколирование совещаний, оформление приказов и распоряжений.

- Заказ и выдача топливных карт ППР (по указанию руководителя);

- Заказ печатей, визиток;

- Управление архивом: оформление, учет, акты передачи/списания документов. Ведение кадрового архива;

- Ведение финансовой отчетности по расходам офиса;

- Подготовка отчета о посещаемости;

- Контроль за работоспособностью системы вентиляции (ежедневное включение/выключение и др)

- Выполнение поручений руководства.

Требования:

- Опыт работы офис-менеджером, администратором или аналогичной должности от 1 года.

- Знание основ делопроизводства и документооборота.

- Уверенный пользователь ПК (MS Office, электронная почта, оргтехника).

- Грамотная устная и письменная речь.

- Ответственность, внимательность к деталям, умение работать в режиме многозадачности.

- Коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость.