Офис-менеджер

Москва, Смоленская набережная, 2А

Метро: Смоленская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

- приём документов на подпись Генерального директора Компании;
- работа с входящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией: регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- выполнение копировально-множительных работ;
- подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения. Формирование ежемесячного отчета по корпоративной связи.
Организация встречи посетителей и гостей Компании.
Обеспечение жизнедеятельность офиса: Заказ воды, канцелярии. Поддержание порядка в офисном пространстве.
оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей, координация работы службы IT и прочих хозяйственных внутренних и внешних служб для бесперебойной работы офиса.
Координация и контроль работы водителей, курьеров, уборщицы.
Осуществление технического обеспечения деятельности руководителя (оформление виз, заказ билетов; организация встреч, переговоров; др.)
Согласование отдельных вопросы с работниками структурных подразделений, доведение до них указания и распоряжений руководителя; контроль исполнение указаний и распоряжений.
Выполнение личных поручений руководителя.
Подготовка отчетности по расходам.

Требования:

высшее образование (можно неполное);

- Опыт работы на аналогичной должности не менее 2 лет;

- системность и организованность, многозадачность;

- готовность принимать самостоятельные (адекватные) решения;

- идеальное владение русским языком

- чувство такта и знание основ делового этикета;

- энергичность, аккуратность, пунктуальность, умение располагать к себе людей, любовь к прекрасному и здоровое чувство юмора;

- уверенное владение оргтехникой.

Условия:

время работы — с 10.00 до 18.00 с понедельника по пятницу;

- фиксированный оклад, официальное трудоустройство (вакансия декретная, по 2023 год).

- комфортный и светлый офис

- дружелюбный коллектив.