Офис-менеджер

Обязанности

Организовывать жизнедеятельность офиса: обеспечивать сотрудников канцелярией, расходными и хозяйственными материалами, вести учёт запасов, формировать заявки на закупку и контролировать поставки.

Принимать и распределять входящие звонки, фиксировать сообщения и передавать их ответственным сотрудникам; консультировать посетителей по базовым вопросам о работе компании

Встречать посетителей и представителей клиник, косметологов, дистрибьюторов; организовывать пропускной режим, координировать встречи с менеджерами по продажам и медицинскими специалистами, обеспечивать комфортные условия ожидания (вода/чай/кофе, навигация по офису). Организация фуршетов для гостей офиса в дни проведения учебных мероприятий

Вести документооборот: регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, контролировать сроки ответов, формировать и хранить папки документов, сканировать и архивировать бумаги, следить за порядком в бумажных и электронных архивах, в том числе за хранением регистрационных удостоверений и сертификатов на косметологические препараты. Ведение протоколов собраний, планерок, печать приказов

Организовывать внутренние совещания и рабочие встречи (в т. ч. с участием врачей‑косметологов): бронировать переговорные, готовить технику и раздаточные материалы, согласовывать удобные слоты с участниками, вести краткие протоколы по итогам встреч.

Координировать работу подрядчиков и сервисных служб (курьеры, клининг, техобслуживание, доставка образцов), контролировать выполнение заявок, фиксировать гарантийные случаи и сроки устранения неполадок.

Поддерживать порядок и исправность офисного имущества: следить за состоянием мебели, оргтехники и бытовых приборов, своевременно выявлять неисправности и передавать заявки на ремонт.

Выполнять административные поручения руководства: готовить справки, сводки, списки, несложные отчёты, помогать в организации корпоративных мероприятий и внутренних процессов (в т. ч. обучающих мероприятий для косметологов).

Работать с офисными программами и корпоративными инструментами (MS Office, почта, мессенджеры, CRM/таск‑трекер, система учёта образцов и документов) — в зависимости от принятых в компании систем.

Требования

Опыт работы на административной должности (офис‑менеджер, администратор, секретарь) от 3 лет

Уверенное владение MS Word, Excel, умение работать с электронной почтой и мессенджерами.

Грамотная устная и письменная речь, знание основ делового этикета

Опрятный внешний вид

Организованность, внимательность к деталям, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности.

Стрессоустойчивость и доброжелательность: готовность корректно взаимодействовать с гостями, коллегами и подрядчиками.

Готовность соблюдать правила работы с конфиденциальной информацией и документами на медицинские и косметологические продукты.

Знание 1С будет преимуществом

Быстрая обучаемость

Мы предлагаем:

Интересную работу в стабильной компании

Официальное трудоустройство, соблюдение ТК РФ

Молодой, дружный коллектив

Адекватное руководство

Стабильную заработную плату без задержек

Компенсацию проезда ( карта тройка или аналогичная сумма на бензин)

Сладкий подарок к Новому Году для детей до 18 лет

Фиксированная премия 10 000руб ко дню Рождения от руководства компании

Возможность получать профессиональные косметологические процедуры от врачей экспертного уровня в рамках мастер- классов для слушателей учебного центра компании

Стильный свежий офис в 10 мин пешком от м. Академическая

Работа с продуктом, за который не стыдно