Офис-менеджер

Мы - юридическая компания, которая с 2009 года помогает бизнесу и людям решать юридические вопросы.

Сейчас ищем офис-менеджера, который станет надежной административной опорой нашей команды.

У нас небольшой и уютный офис. Обычно в офисе работают два человека: офис-менеджер и руководитель отдела продаж. Директор приезжает периодически, а вся команда работает удаленно.

Мы простые в общении, любим пошутить, не создаем лишней бюрократии и ценим нормальные человеческие отношения.

Чем предстоит заниматься

Работа с документами и документооборот:

• Распечатывать, собирать и подготавливать документы к отправке, оформлять конверты

• Организовывать отправку документов через штатного курьера или иные службы

• Вести реестр доверенностей, контролировать их выдачу и возврат

• При необходимости - помогать с электронной отправкой документов через судебные системы и сервисы Почты России (всему научим).

Административная поддержка команды (реже):

• Выполнять организационные поручения коллег, задачи ставятся в CRM (bitrix24, научим, если не сталкивались).

• Контролировать небольшие процессы: например, напомнить одному коллеге о проверке документа, другому — о подписании, убедиться, что вопрос закрыт.

• Помогать с организацией собеседований и встреч, вносить информацию в корпоративный календарь

• Выполнять отдельные несложные организационные поручения руководства

Поддержание работы офиса:

• Встречать партнеров, предлагать чай или кофе (не часто)

• Следить за порядком и комфортом в офисе (уборкой занимается клининг)

• Контролировать наличие и при необходимости заказывать канцелярию, хозяйственные товары, чай, кофе и другие расходные материалы

Кого мы ищем

Нам нужен человек, которому нравится наводить порядок в делах, помогать коллегам и видеть, что благодаря его работе все организовано и ничего не потерялось.

Для нас особенно важно, чтобы вы:

• Были внимательны к деталям: документам, адресам, датам, фамилиям и срокам

• Умели самостоятельно организовывать свою работу, фиксировать поручения и ничего не забывать

• Доводили задачи до результата, а не ограничивались формальным «я написала / я отправила»

• Спокойно относились к повторяющимся задачам и аккуратно выполняли их

• Не терялись при нестандартных поручениях: умели задать вопрос, уточнить детали и вместе с коллегами найти решение

• Умели вежливо напоминать другим о договоренностях и контролировать выполнение

• Уверенно пользовались компьютером, электронной почтой, Word и Excel

• Комфортно чувствовали себя в небольшом коллективе очном

Опыт офис-менеджером, администратором, секретарем или специалистом по документообороту будет преимуществом.

Наш подход к работе:

Основной круг задач достаточно стабилен: документы, отправки, доверенности и административные вопросы.

При этом иногда появляются иные небольшие поручения, срочные задачи или рабочие накладки. Мы не ожидаем, что вы заранее знаете решение любой ситуации. Если что-то непонятно — разбираемся вместе.

Поручения могут поступать от разных сотрудников компании. Важно уметь организовать их выполнение, контролировать сроки и вовремя сообщать, если что-то идет не по плану.

Мы не ищем виноватых, когда возникают сложности. Нам важны своевременная коммуникация, разумные действия и готовность решать вопросы сообща.

Нагрузка бывает разной: иногда задач много, а иногда все основные дела выполнены и наступает спокойный период. Мы не требуем создавать видимость занятости ради занятости. Для нас главное — чтобы работа была сделана качественно и вовремя.

Что мы предлагаем

• Доход от 80 000р на руки, в зависимости от опыта и навыков

• Оформление по ТК РФ

• График 5/2, с 10:00 до 19:00

• Работу в небольшой, дружелюбной команде, без сложной иерархии

• Прямое общение с руководством, возможность спокойно задавать вопросы и обсуждать задачи

• Обучение всем необходимым внутренним процессам

• Разнообразие небольших организационных задач без постоянной гонки и искусственной загруженности

• Уважительное отношение, адекватные ожидания и комфортную рабочую атмосферу

Мы ищем коллегу надолго.

Эта работа особенно подойдет человеку, который ценит стабильность, любит порядок в делах, умеет самостоятельно работать и не нуждается в большом шумном коллективе.

Нам не обязательно, чтобы вы были душой компании или постоянно предлагали новые идеи. Гораздо важнее, чтобы на вас можно было положиться, а работать вместе было спокойно и комфортно.

Если вам близок такой формат работы — будем рады познакомиться!