Офис-менеджер

В офис на постоянную работу требуется офис-менеджер. Мы нуждаемся в ответственном человеке, который поможет нам и будет выполнять следующие обязанности:

1. Организация встреч:

• заказ разовых пропусков, встреча гостей, сопровождение к месту встречи;
• приготовление чая/кофе.

2. Организационная поддержка совещаний и встреч:

• обеспечение рабочего порядка в переговорных комнатах;
• помощь с подготовкой совещаний;
• внесение в календарь информацию о встречах/ ВКС.

3. Делопроизводство и документационное обеспечение:

• прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции (корпоративная почта, ПР, курьерские службы);
• перенаправление входящей корреспонденции по отделам компании;
• подготовка документов (письма, справки, заявки);
• копирование и сканирование документов;
• ведение локального и электронного реестра корреспонденции;
• сохранения сканов документов;
• архивация;
• отправление исходящей документации включая работу с курьерскими службами и почтой России, координация работы курьеров (л/к, мессенджеры, электронная почта, телефон).

4. Коммуникация и работа с персоналом компании:

• заказ и оформление постоянных пропусков;
• ведение реестра актуальных пропусков;
• решение вопросов в рамках компетенции;
• корпоративные мероприятия и бытовые вопросы;
• организация дней рождений, праздников, поздравлений, подарков.

5. Travel-поддержка сотрудников:

• прием заявок на служебные командировки;
• оформление билетов, бронирование гостиниц;
• согласование и подача документов в оплату;
• ведение реестра командировок для сотрудников.

6. Выполнение поручений руководства. По указанию руководителя решение оперативных задач.

7. Административно-хозяйственное обеспечение офиса:

• закупка и контроль расходных материалов для офисной техники;
• заказ канцелярских товаров и расходных материалов хозяйственных нужд офиса;
• поддержание постоянного стока продуктов необходимых для встречи гостей (чай/кофе);
• обеспечение рабочего состояния офисной техники и оборудования - вызов мастеров для ремонта, контроль технического состояния мебели и пр. оборудования;
• ведение отчетности по затратам на жизнеобеспечение офиса, обеспечение порядка в комнате отдыха сотрудников;
• оптимизация затрат;
• коммуникация и работа с персоналом компании;
• заказ и оформление постоянных пропусков, решение вопросов в рамках компетенции;
• поддержание порядка в зоне приема гостей;
• оформления пропусков в зону погрузки/разгрузки.

8. Взаимодействие с подрядчиками, а именно:

• администрация БЦ;
• постоянные / разовые поставщики (товаров/услуг) ;
• клининговые компании;
• охрана;
• агентства по бронированию;
• иные службы.

Важные навыки, которые помогают справляться с этими задачами:

• грамотная устная и письменная речь;
• уверенное владение MS Office. PDF, Word — шаблоны и форматирование документов; Excel — таблицы, формулы, сводные отчёты; PowerPoint — подготовка презентаций; почта, календарь, задачи;
• навыки работы с орг. техникой (принтер, сканер);
• работа с облачными хранилищами (Яндекс Диск, Google Drive и другие);
• настройка видеоконференций (Яндекс Телемост и другие);
• умение быстро ориентироваться в информации;
• стрессоустойчивость и доброжелательность, приветливость.