Офис-менеджер

Москва, Смольная улица, 12

Метро: Беломорская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Административная поддержка генерального директора:
Организация и планирование рабочего времени генерального директора, ведение его календаря встреч и мероприятий.
Координация деловых поездок и командировок руководителя, включая бронирование билетов, отелей и оформление необходимых документов, организацию встреч и т.д.
Управление документооборотом:
Регистрация и контроль входящей и исходящей документации.
Подготовка аналитических отчетов и сводок для генерального директора по запросу.
Отправка писем через курьера и почту Росси по запросам от коллег.
Координация работы офиса:
Обеспечение бесперебойной работы офиса, решение текущих организационных вопросов.
Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками, контроль качества предоставляемых услуг.
Плотное взаимодействие с отделами по различным вопросам: бухгалтерия и финансы, юристы, отдел кадров, НИОКР и др.
Организация деловых встреч и мероприятий Офисных сотрудников
Планирование и подготовка деловых встреч и переговоров руководящего состава.
Бронирование переговорных комнат и обеспечение всех необходимых материалов.
Организация командировок для коллег.
Хозяйственное обеспечение:
Закупка и учет офисных принадлежностей.
Контроль за использованием ресурсов и оптимизация расходов на офисные нужды.
Решение нестандартных задач: настройка оборудования, устранение аварийных ситуаций, взаимодействие с военкоматами по доставке документов и др.

Требования:

Опыт работы офис-менеджером или в аналогичной административной роли не менее 2-х лет.
Отличные организационные навыки и умение работать в режиме многозадачности.
Высокий уровень ответственности и исполнительности.
Умение вести переговоры и устанавливать эффективные коммуникации с коллегами и партнерами.
Владение офисными программам на продвинутом уровне.
Знание принципов делопроизводства и документооборота.

Условия: