Офис-менеджер (офис)

Обязанности:

• Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию руководителю;
• Распределять входящие звонки по подразделениям;
• По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы;
• Решать вопросы, связанные с оформлением бронирования и покупкой билетов, бронировать места для размещения в гостиницах для сотрудников компании, убывающих в командировку, при необходимости заказывать такси;
• Подготавливать и заверять необходимую документацию у нотариуса;
• Осуществлять отправку и получение почтовых отправлений в почтовом отделении;
• Вызывать курьерские службы для отправки документации и заказывать расходные средства для экспресс–отправлений;
• Отслеживать и контролировать ведение внутреннего и внешнего документооборота;
• Осуществлять подготовку совещаний и всех связанных с этим документов;
• Вести протоколы совещаний с последующей их рассылкой всем участникам совещания и вести контроль за выполнение решений совещаний;
• Контролировать правильность работы с входящей и исходящей документацией в режиме документооборота;
• Контролировать сдачу сотрудниками структурных подразделений компании документов для последующего архивирования;
• Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников;
• Осуществлять взаимодействие с арендодателем по вопросам обслуживания арендуемых площадей;
• Производить закупку офисной мебели, оборудования, канцелярских и хозяйственных товаров;
• Вести учет расходных материалов, контролировать их рациональное использование;
• Заказывать визитки и прочую полиграфическую продукцию для нужд компании;
• Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• Оформлять договоры и контролировать состояние договорной базы;
• Оформлять авансовые отчеты: по ГСМ, по представительским расходам, по командировочным расходам, по расходам подотчетных лиц;
• Отражать на счетах бухгалтерского учета операции по учету ГСМ;
• Оформлять путевые листы;
• Вести учет путевых листов и затрат на ГСМ;
• Ведение кассовой книги;
• Вести учет операций по приему наличных и их выдаче;
• Оформлять и хранить документы по операциям с наличными;
• Отслеживать соответствие наличных сумм их документарному оформлению;
• Отражать на счетах бухгалтерского учета все операции с материалами (поступление, списание и пр.);
• Приёмка и обработка первичной документации по материалам;
• Инвентаризация материалов;
• Отслеживать сохранность бухгалтерских документов, их оформление в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

Требования:

• Высшее профильное образование и/или профильные курсы;
• Опыт работы от 3-х лет;
• Отличное знание организации делопроизводства и архивоведения (стандарты, унифицированные формы, оформление, виды документов, хранение документов);
• Доброжелательный голос, умение профессионально вести телефонные переговоры, работать с большим объемом информации и грамотно расставлять приоритеты;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Опытный ПК-пользователь (1С, Excel, Word, Access, Outlook, Power Point), высокая скорость печати;
• Знание делового этикета, правил деловой переписки;
• Ответственность, исполнительность, пунктуальность, коммуникабельность;
• Готовность к ненормированному рабочему дню.

Условия:

• Компания предлагает официальное трудоустройство, согласно ТК РФ;
• Заработная плата по результатам собеседования;
• График работы: 5/2 с 09:00 до 18:00;
• Место работы: м. Бауманская, Красносельская.