Ассистент руководителя/Офис-менеджер

В поисках того самого ассистента!

Мы расширяем команду и ищем организованного, инициативного и внимательного к деталям специалиста, который станет надёжным помощником руководителя и возьмёт на себя координацию административных процессов компании.

Чем предстоит заниматься:

Административная поддержка руководителя:

• Подготовка и оформление презентаций: структурирование информации, визуализация материалов, создание презентаций в едином современном стиле.
• Ведение рабочего календаря руководителя, планирование и согласование встреч с сотрудниками, внутренними подразделениями и внешними партнёрами.
• Организация деловых поездок и командировок: согласование поездок, бронирование билетов, гостиниц и трансферов, визовая поддержка.
• Подготовка и организация деловых встреч и переговоров: бронирование переговорных комнат, оформление пропусков, встреча гостей, организация необходимого сопровождения.

Документооборот и координация рабочих процессов:

• Работа в системе 1С:Документооборот: регистрация и маршрутизация документов, контроль сроков согласования, организация подписания и печати документов.
• Взаимодействие с отделом по работе с персоналом по вопросам кадрового документооборота: организация подписания документов руководителем, координация передачи документов.
• Финансовое администрирование: ведение реестра платежей, регистрация счетов, взаимодействие с бухгалтерией, контроль сроков проведения платежей и корректировок.
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией: обработка, распределение, своевременное информирование руководства, подготовка и отправка официальных писем.

Административно-хозяйственное обеспечение офиса:

• Организация закупок и обеспечение офиса необходимыми товарами, хозяйственными принадлежностями и расходными материалами.
• Взаимодействие с администрацией бизнес-центра и обслуживающими организациями по вопросам функционирования офиса.
• Приём и распределение входящих звонков.

Наши ожидания от кандидата:

• Опыт работы ассистентом руководителя, бизнес-ассистентом или офис-менеджером от 1-2 лет, включая самостоятельное решение организационных и административных задач.
• Опыт ведения календаря руководителя, организации деловых встреч и командировок.
• Уверенное владение MS Office, продвинутые навыки работы в PowerPoint, умение структурировать информацию и создавать качественные, визуально привлекательные презентации.
• Навыки работы с документами, счетами, деловой корреспонденцией и системами электронного документооборота.
• Грамотная устная и письменная речь, знание правил деловой переписки и делового этикета.
• Умение самостоятельно планировать работу, расставлять приоритеты, эффективно решать несколько задач одновременно и соблюдать сроки.
• Ответственность, внимательность к деталям, организованность, инициативность и развитые коммуникативные навыки.

Будет преимуществом:

• Знание китайского языка для взаимодействия с зарубежными партнёрами.
• Опыт организации международных командировок и визового сопровождения.
• Опыт работы в 1С:Документооборот.
• Владение Adobe Illustrator, Figma или аналогичными графическими редакторами, насмотренность и чувство визуального стиля.

Условия и преимущества:

• Оформление по ТК РФ, стабильная "белая" зарплата.
• График работы 5/2.
• Интересные задачи и участие в международных проектах.