Ассистент с функцией поддержки руководителя

Layher – мировой лидер в производстве строительных лесов с историей в 80 лет.

Мы – эксперты в создании решений для самых сложных и амбициозных задач в строительной и промышленной сфере. Наши конструкции служат опорой для крупнейших объектов по всему миру, а с 2007 года Layher успешно работает на территории России. В числе наших проектов – знаковые сооружения, такие как Лахта Центр, Арктик СПГ, ССК Звезда и Гонка Героев.

Layher – это больше, чем просто леса, это фундамент для воплощения самых смелых идей.

Сейчас мы находимся в поиске Ассистента с функцией поддержки руководителя в Отдел производства и МТО с локацией в московском офисе.

Чем предстоит заниматься:

1. Задачи по поддержке руководителя:

• Ведение календаря руководителя.
• Организация рабочих встреч и совещаний, ведение протоколов – по запросу руководителя.
• Подготовка отчетов и другой информации – по запросу руководителя.
• Подготовка писем и служебных записок.
• Учет, контроль и согласование командировок сотрудников компании в рамках текущих проектов.

1. Задачи по поддержке отдела производства и материально-технического обеспечения в рамках поддержки текущих договоров и по новым клиентам до момента заключения договора:

• Поиск товаров/услуг при поступлении запросов и заявок на закупку;
• Сбор коммерческих предложений, ведение переговоров с поставщиками;
• Согласование условий поставок и оплат;
• Договорная и (при необходимости совместно с юристом) претензионная работа;
• Решение текущих вопросов по уже заключённым сделкам;
• Ведение и актуализация реестров поставщиков, договоров, запросов и заявок, а также каталога сертификатов и паспортов на товар;
• Замещение специалиста по закупкам в период его отсутствия.

Что мы ждём:

• Опыт работы помощником руководителя или административным/операционным координатором от 2-х лет.
• Понимание полного цикла командировки: основание, задание, билеты и гостиницы, изменения/возвраты, отчётные документы.
• Знание делопроизводства: проверка комплектности, реквизитов, дат, сумм, версий, подписей и маршрута согласования.
• Умение вести календарь руководителя, организовывать встречи и фиксировать решения, ответственных и сроки.
• Системный контроль сроков и результата: реестры, напоминания, возврат на доработку, эскалация.
• Понимание закупочного цикла: переговоры, условия поставки и оплат, договоры, спецификации, счета.
• Уверенная работа с большим объёмом информации.
• Владение Excel, PowerPoint, Outlook, Битрикс24; знание Smartway как преимущество.
• Грамотная речь, деловой этикет и дипломатичность и настойчивость.

Будет преимуществом:

• Опыт организации процессов закупок, переговоров с поставщиками и сравнения коммерческих предложений.
• Опыт работы в крупной корпоративной среде.
• Юридическое или экономическое образование.

Что мы предлагаем:

• Официальное оформление согласно ТК РФ.
• Понятную и прозрачную систему мотивации.
• Корпоративную мобильную связь.
• Корпоративное такси, компенсацию расходов на выезды, командировки и служебные поездки.
• Корпоративные праздники.
• Денежные выплаты на День рождения, рождение ребенка, свадьбу и др.
• Страхование НС (с первого дня), ДМС со стоматологией и онкострахование (после ИС);
• Выстроенную систему адаптации.
• Бонусы за реферальную программу “Приведи друга”; вознаграждение за лид с потребностью в наших решениях.
• Ежегодный бюджет на обучение.
• Корпоративное изучение английского и других иностранных языков.