Координатор работы офиса / Административный менеджер

Группа компаний «2М» — официальный дистрибьютор ведущих мировых производителей материалов и оборудования для производства волоконно-оптических и силовых кабелей — объявляет набор на позицию Координатора работы офиса / Административного менеджера / Специалиста административной поддержки бизнеса

О компании

Группа компаний «2М» 26 лет успешно работает на рынке России, обеспечивая бесперебойные поставки высококачественных материалов и оборудования для кабельной промышленности.
Мы обладаем собственным складским комплексом площадью более 6000 м² в Санкт-Петербурге и выстраиваем долгосрочные партнёрские отношения с производителями и клиентами.

В связи с активным развитием бизнеса мы приглашаем в команду ответственного, системного и внимательного к деталям специалиста, которому интересно не только поддерживать текущие процессы, но и постепенно расширять свою зону ответственности.

Основные обязанности:

Административная поддержка работы офиса:

• Организация и контроль административно-хозяйственных процессов;
• Взаимодействие с клининговыми службами, контроль состояния офисной мебели, оргтехники, окон, дверей и т.п.;
• Организация мелкого ремонта и сервисного обслуживания офисного оборудования.
• Обеспечение офиса необходимыми товарами и услугами (вода, кофе, канцелярия, мебель и т.д.);
• Организация транспортного обслуживания (корпоративный транспорт и внешние подрядчики);
• Взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами (Почта России, СДЭК, DHL и др.);
• Организация деловых поездок (бронирование билетов, гостиниц, визовая поддержка);
• Информационное сопровождение сотрудников компании;

Работа с документацией и отчётностью:

• Контроль системы учёта рабочего времени;
• Организация и контроль административного и операционного документооборота (приказы, доверенности, входящая и исходящая документация);
• Администрирование Bitrix24: контроль сроков выполнения задач, База знаний Bitrix24, лента новостей, задачи и проекты.
• Работа с уставными, учредительными и регистрационными документами организаций (уставы, решения и протоколы, листы записи ЕГРЮЛ, выписки, доверенности и другие корпоративные документы);
• Сбор, заполнение и актуализация карточек организаций, реквизитов, анкет и иных форм по запросам контрагентов и внутренних подразделений;

Требования к кандидату:

• Опыт работы на аналогичной или смежной административной должности от 1,5-2 лет будет преимуществом; при этом готовы рассматривать кандидатов с меньшим опытом при наличии сильных организаторских навыков, обучаемости и потенциала развития;
• Умение организовать офисное пространство и административные процессы;
• Опыт работы в Битрикс24: управление задачами, календарями, отсутствиями, настройка пользователей;
• Высокий уровень владения Word, Excel, PowerPoint;
• Навык ведения деловой переписки и грамотного оформления документов;
• Опыт работы с корпоративными, уставными, учредительными или регистрационными документами юридических лиц будет преимуществом;
• Умение систематизировать докумены, вести реестры, карточки организаций и электронный архив;
• Опыт взаимодействия с поставщиками, подрядчиками, курьерскими и сервисными службами;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Знание английского языка будет вашим преимуществом;
• Отличные организаторские способности, системность, ответственность;
• Умение быстро ориентироваться в нестандартных ситуациях и принимать решения;

Личные качества:

• Ответственность, самостоятельность, вовлеченность;
• Внимание к деталям;
• Коммуникабельность и умение выстраивать взаимодействие со специалистами разных уровней;
• Гибкость и способность быстро адаптироваться к изменениям;
• Способность работать в режиме многозадачности;
• Проактивность — готовность предлагать и внедрять изменения, направленные на совершенствование рабочих процессов.
• Высокая обучаемость, интерес к новым задачам и потенциал к профессиональному развитию внутри компании.

Условия:

• Заработная плата от 80 000 рублей + квартальные и годовые премии
• График работы: 5/2 (сб., вск. - выходные), с 9:00 до 18:00 в пятницу до 17.00
• Место работы: Салтыковская дорога д.6 (м. Ладожская, м. Новочеркасская, м. Лесная)
• Корпоративная мобильная связь
• Возможность профессионального роста: позиция может стать стартовой точкой для дальнейшего развития внутри Группы компаний «2М», в том числе с переходом в другие функциональные направления;
• Испытательный срок три месяца, при успешной работе может быть сокращен до месяца.

Для нас важен не только ваш текущий опыт, но и потенциал развития: способность быстро учиться, брать на себя новые задачи и постепенно расширять зону ответственности. Эта должность может стать хорошей стартовой точкой для дальнейшей карьеры внутри компании — в административном, операционном или другом направлении бизнеса.
Если вам интересна стабильная работа, разнообразные задачи и возможность профессионального роста — будем рады вашему отклику.