Секретарь руководителя

Секретарь руководителя

Обязанности

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя.

Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.

Организовывать прием посетителей, содействовать в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Требования

• Опыт работы секретарём, помощником руководителя от 1 года
• Уверенное владение ПК: Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) и системами электронного документооборота
• Знание правил делопроизводства и документооборота
• Грамотная устная и письменная речь
• Внимательность к деталям, аккуратность, организованность
• Ответственность, исполнительность, коммуникабельность, вежливость, стрессоустойчивость