Секретарь - референт

Москва, проспект Вернадского, 8А

Метро: Вавиловская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Приём, первичная обработка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
Ведение журналов регистрации документов
Передача документов на рассмотрение, согласование, подписание и исполнение.
Подготовка проектов писем, служебных записок, уведомлений и иных организационно-административных документов.
Контроль своевременной передачи оригиналов документов контрагентам, сотрудникам и в другие подразделения.
Организация деловых встреч, совещаний и рабочих заседаний руководства.
Подготовка повестки дня, списка участников, необходимых документов и материалов.
Ведение протоколов совещаний с фиксацией принятых решений, поручений, ответственных лиц и сроков исполнения.
Регистрация поручений руководителя.
Контроль наличия канцелярских принадлежностей, бумаги, расходных материалов, питьевой воды и иных офисных запасов.
Приём и распределение телефонных звонков, корреспонденции и курьерских отправлений.
Организация отправки и получения документов, посылок и деловой корреспонденции.
Поддержание порядка в переговорных комнатах, организация подготовки помещений к встречам.
Контроль наличия необходимых хозяйственных принадлежностей и соблюдения внутренних правил пользования офисным имуществом.
Ведение рабочего календаря руководителя, организация встреч и напоминание о запланированных мероприятиях.
Организация командировок, бронирование билетов и проживания по поручению руководителя.
Взаимодействие с сотрудниками подразделений по вопросам документооборота и выполнения административных задач.
Организация подписания и передачи документов руководителю.
Обеспечение оперативного обмена информацией между руководителем, сотрудниками и внешними организациями.