Административный менеджер / HR Administration

О работодателе

Частное учреждение "Nazarbayev University Research Administration"- организация, обеспечивающая административную и операционную поддержку научно-исследовательской деятельности. Мы сопровождаем исследовательские проекты, научные команды и международные партнерства, создавая условия для эффективной реализации научных инициатив и устойчивого развития исследовательской экосистемы. Мы ищем ответственного, системного и проактивного Административного менеджера, который станет важной частью нашей команды и будет отвечать за эффективное ведение кадрово-административных процессов, документооборота и взаимодействие с сотрудниками.

О позиции

Это позиция для человека, который любит порядок в документах, умеет держать под контролем несколько процессов одновременно и при этом легко взаимодействует с людьми.

Что мы ожидаем от кандидата

Опыт:

• опыт работы в сфере кадрового администрирования, HR, делопроизводства или административного сопровождения от 3 лет;
• опыт самостоятельного ведения кадровых процессов будет преимуществом;
• опыт работы с Enbek.kz / ЕСУТД;
• практические знания в области воинского учета — существенное преимущество.

Профессиональные знания:

• знание трудового законодательства Республики Казахстан;
• знание правил кадрового делопроизводства;
• понимание процессов электронного документооборота;
• знание порядка работы с Enbek.kz / ЕСУТД;
• понимание требований по воинскому учету;
• уверенное владение Microsoft Office, особенно Word и Excel;
• опыт работы с 1С и другими корпоративными информационными системами.

Нам особенно важны

• системность и внимательность к деталям;
• высокая степень ответственности;
• умение работать с большими объемами информации и документов;
• грамотная устная и письменная коммуникация;
• умение самостоятельно организовывать свою работу;
• способность соблюдать сроки и одновременно вести несколько задач;
• проактивность — мы ценим не только способность выполнить задачу, но и умение увидеть, что можно улучшить;
• конфиденциальность и корректность при работе с персональными и служебными данными;
• стрессоустойчивость и умение спокойно работать в динамичной среде;
• командность и готовность помогать коллегам.

Почему эта позиция интересная?

Вы будете не просто заниматься документооборотом. В этой роли Вы сможете влиять на качество административных и кадровых процессов Учреждения, участвовать в их совершенствовании и работать на стыке HR, административного управления и цифровых систем.

У нас ценятся инициативность, профессионализм и способность предлагать решения. Если Вы умеете превращать большое количество задач в понятную систему, любите порядок и хотите видеть результат своей работы — будем рады познакомиться!

Мы предлагаем

• работу в профессиональной команде, связанной с развитием научной и исследовательской деятельности;
• возможность участвовать в совершенствовании HR и административных процессов;
• профессиональное развитие и получение опыта в современной организационной среде;
• стабильную работу и прозрачные рабочие процессы;
• взаимодействие с разными подразделениями и возможность расширять профессиональную экспертизу.

​​​​​​​ Будем рады видеть в нашей команде человека, который умеет держать процессы под контролем, любит порядок и готов вместе с нами развивать Учреждение!

Обязанности:

Кадровое администрирование

• вести кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством Республики Казахстан и внутренними документами Учреждения;
• оформлять кадровые документы: прием, перевод, увольнение, отпуска и другие кадровые процедуры;
• обеспечивать своевременное оформление и регистрацию трудовых договоров и кадровых изменений;
• вести и актуализировать кадровую информацию в информационных системах;
• консультировать работников по кадровым и административным вопросам;
• готовить кадровую отчетность, справки, аналитическую и статистическую информацию.

Работа в Enbek.kz

• осуществлять регистрацию и актуализацию сведений о трудовых договорах и кадровых изменениях в Enbek.kz / ЕСУТД;
• обеспечивать своевременное внесение кадровых данных и контроль корректности информации;
• отслеживать изменения и требования к работе с системой;
• взаимодействовать с работниками по вопросам, связанным с электронными трудовыми договорами.

Воинский учет

• вести работу по воинскому учету военнообязанных и призывников среди работников Учреждения;
• обеспечивать актуальность соответствующих сведений и документов;
• вести учет, формировать и поддерживать необходимые документы и отчетность;
• взаимодействовать с ответственными государственными органами в рамках компетенции;
• контролировать соблюдение требований законодательства в части воинского учета.

Документооборот и административная работа

• организовывать текущий документооборот Учреждения;
• регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, обеспечивать ее движение и контроль исполнения;
• вести электронный документооборот и консультировать сотрудников по работе с соответствующими системами;
• формировать и систематизировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;
• обеспечивать сохранность документов и их своевременную передачу в архив;
• готовить письма, служебные записки, запросы, протоколы и другие документы;
• организовывать административную поддержку совещаний и рабочих встреч;
• готовить отчеты и аналитическую информацию по курируемым направлениям;
• взаимодействовать с внутренними подразделениями, контрагентами и внешними организациями.

Организационная поддержка

• обеспечивать своевременное выполнение административных задач и поручений руководства;
• контролировать сроки исполнения документов и поручений;
• участвовать в совершенствовании административных и кадровых процессов;
• выявлять возникающие риски и предлагать решения по их минимизации;
• участвовать в разработке и актуализации внутренних нормативных и организационных документов.

• работа по трудовому договору согласно Трудового Кодекса РК (5 дневная рабочая неделя, 8-часовой рабочий день с 08:30 до 17:30, с перерывом на обед с 12:30 до 13:30.)
• полный соц.пакет (озвучиваем при собеседовании)