Офис-менеджер

Административное сопровождение офиса

• Обеспечение ежедневной работы офиса.

• Контроль чистоты и порядка офиса

• Контроль чистоты и готовности демо-кабинета (Эстетический кабинет)

• Взаимодействие с бизнес-центром, УК, клинингом и тех.службами.

Закупки и обеспечение офиса

• Заказ канцелярии, хозяйственных товаров, воды, кофе, чая и расходных материалов.

• Контроль остатков и своевременное пополнение запасов.

• Поиск поставщиков и получение коммерческих предложений.

• Контроль сроков поставки и качества исполнения заказов.

Документооборот

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

• Работа с курьерскими службами.

• Подготовка документов на подпись.

Административная поддержка руководителей

• Организация встреч и переговоров.

• Ведение календаря.

• Бронирование переговорных.

• Организация командировок.

• Выполнение личных и рабочих поручений руководителя в пределах должностных обязанностей.

Координация работы сотрудников

• Встреча посетителей и гостей компании.

• Организация небольших внутренних мероприятий.

• поддержка сотрудников по орг.вопросам

Коммуникации

• Прием и распределение телефонных звонков.

• Работа с корпоративной почтой.

Требования к кандидату:

Профессиональные навыки

• Грамотная устная и письменная речь.

• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

• Опыт работы с Google Docs.

• Навыки работы с оргтехникой.

• Умение быстро искать и анализировать информацию.

• Высокая компьютерная грамотность.

• Желательно опыт работы в CRM (amoCRM или аналогичных системах).

Личные качества

• Организованность.

• Ответственность.

• Внимательность к деталям.

• Исполнительность.

• Доброжелательность.

• Представительный внешний вид.

• Высокая культура общения и деловой этикет.

• Стрессоустойчивость.

• Умение расставлять приоритеты.

• Проактивность - не ждать указаний, а видеть задачи самостоятельно.

• Быстро переключаться между разными задачами.

• Уметь взаимодействовать одновременно с несколькими подразделениями.

• Соблюдать конфиденциальность информации.

• Поддерживать высокий уровень сервиса как для сотрудников компании, так и для гостей.