Офис-менеджер

Ведущая консалтинговая компания Б152 в сфере Privacy и Data Protection, приглашает на работу Офис-менеджера - опытного и заботливого хранителя офисного порядка.

Обязанности:

Корреспонденция и физический документооборот компании:

• Ведение учёта входящей и исходящей корреспонденции компании.

• Организация почтовой и курьерской доставки документов; получение отправлений и своевременная передача адресатам.

• Организация хранения бумажных документов компании и удобного поиска оригиналов. Подготовка и сдача в архив документов, законченных делопроизводством; ведение описи и структуры хранения.

• Организация хранения бумажных кадровых документов в пределах переданных на хранение материалов.

• Сканирование, копирование, печать и иная техническая обработка документов по запросам подразделений.

• Подготовка и оформление типовых административных документов по предоставленным данным и шаблонам.

Обеспечение офиса в коворкинге:

• Заказ постоянных и временных пропусков для сотрудников, кандидатов, клиентов и гостей.

• Бронирование переговорных комнат и организация необходимых условий для внутренних и клиентских встреч.

• Взаимодействие с администрацией коворкинга по вопросам доступа, инфраструктуры и возникающих организационных проблем.

• Контроль наличия и закупка необходимых расходников: бумага для принтера, ручки, конверты, канцелярия и иные материалы, не включённые в сервис коворкинга.

• Заказ типографии, сувенирной продукции и других необходимых для работы компании материалов в рамках согласованного бюджета.

Учёт лицензий и техники в рамках поставок клиентам:

• Ведение единого актуального реестра лицензий, средств защиты информации и иной техники/оборудования, приобретаемых компанией для поставки клиентам.

• Организация передачи/отгрузки техники и средств защиты информации клиенту по согласованной задаче; фиксация факта и даты передачи.

Общекорпоративная административная поддержка:

• Тревел-поддержка сотрудников: бронирование билетов, отелей, трансферов и такси для согласованных командировок.

• Заказ подарков клиентам и сотрудникам, организация сборки и доставки; помощь в нестандартных закупках по согласованной задаче.

• Организационная помощь при проведении корпоративных мероприятий и внутренних событий.

• Сбор и передача в бухгалтерию авансовых чеков и иных подтверждающих документов ГД/КД при необходимости.

• Выполнение срочных административных поручений, относящихся к деятельности компании и находящихся в пределах должностного профиля.

Улучшение административных процессов:

• Поддержание понятных реестров, шаблонов, инструкций и правил хранения для корреспонденции, имущества и офисных процессов.

• Выявление повторяющихся проблем и предложение простых способов их устранения или автоматизации.

Требования:

• Уверенное владение ПК, Microsoft Office, Telegram, Google Docs / Яндекс 360; уверенная работа с таблицами, PDF, сканами и электронными документами.

• Знание основ делопроизводства, учёта входящей/исходящей корреспонденции и хранения оригиналов.

• Опыт работы офис-менеджером, административным ассистентом, делопроизводителем или на аналогичной роли от 1 года.

• Умение вести реестры имущества и документов без расхождений, быстро находить нужную информацию и поддерживать её актуальность.

• Высокая организованность, внимательность и исполнительность; привычка закрывать задачу до подтверждённого результата.

• Умение работать с несколькими внутренними заказчиками и расставлять приоритеты при срочных запросах.

• Способность самостоятельно организовать подрядчика/доставку/закупку/бронирование в рамках согласованных условий.

• Аккуратность при работе с техникой, оригиналами документов и материальными ценностями компании.

Мы предлагаем:

- удаленный формат работ 5/2 с 9 до 18 мск - вы можете работать в любом месте в комфортных для вас условиях

- оформление по ТК с 1 дня, оплачиваемый отпуск и больничный

- ДМС через полгода работы

- корпоративные мероприятия