Офис-менеджер

1. Административная поддержка и коммуникации

• Прием, распределение входящих звонков, ведение реестра;
• Взаимодействие с курьерскими службами и водителями компании;
• Встреча посетителей, организация их комфортного пребывания в офисе (заказ пропусков, напитки);
• Поддержка руководителей и сотрудников: помощь в организационных вопросах;
• Участие в организации корпоративных мероприятий, подготовка текстов официальных сообщений, корпоративных поздравлений.

2. Документооборот и финансы

• Прием, обработка, регистрация корреспонденции, подготовка запросов и писем по поручению руководителей, отправка (почта/курьеры), ведение реестра, архива;
• Работа со счетами на оплату: внесение, контроль в ЭДО, ведение реестров;
• Еженедельная сверка по постоянным платежам;
• Мобильная связь: выдача, оформление акта приема-передачи корпоративных sim-карт и телефонов сотрудникам, активация sim-карты, регистрация персональных данных сотрудников в личных кабинетах мобильных операторов, контроль сдачи sim-карты и телефона при увольнении;
• Топливные карты: пополнение, контроль остатка средств.

3. Обеспечение жизнедеятельности офиса

• Контроль за порядком, чистотой и уютом в офисе;
• Координация работы сервисных служб (уборка, техподдержка);
• Контроль остатков необходимых товаров для офиса (вода, чай, кофе, расходные материалы, канцелярские товары, хозяйственные принадлежности), мониторинг цен, закупка;
• Контроль работы интернета и других систем, своевременное обслуживание, ремонт оборудования в офисе, поиск подрядчиков при необходимости, контроль выполнения услуг.

Требования:

• Высшее, среднее специальное образование;
• Опыт работы на аналогичной должности (офис-менеджер, администратор, секретарь) от 1 года;
• Навыки работы с АТС: прием, распределение, переадресация звонков;
• Навыки деловой переписки, регистрации входящей/исходящей корреспонденции, ведения реестров, архива;
• Уверенный пользователь офисных программ: Word, Excel, PowerPoint, базовые навыки работы в Битрикс24;
• Грамотная устная и письменная речь, пунктуальность, организованность.

Условия:

• Мы находимся м. Речной вокзал или м. Водный стадион по адресу: ул. Смольная, д. 14;

• График 5/2 с 09:00 до 18:00 (по согласованию с 08.00 до 17.00);
• Оклад 90 000 рублей на руки + премия 10 000 рублей за выполнение KPI;
• Оформление в соответствии с ТК РФ с первого дня работы, оплачиваемый отпуск;
• Корпоративные мероприятия и поздравления сотрудников с Днем рождения.