Секретарь/Офис-менеджер/Руководитель секретариата

В приемную Генерального директора требуется опытный секретарь-офис-менеджер с системным мышлением.
Наша цель — найти профессионала, который не просто закроет текущие задачи, но и сможет выстроить работу секретариата, а в перспективе — возглавить это направление.

Обязанности:

• Делопроизводство: регистрация и отправка входящей/исходящей документации и корреспонденции, хранение и архивирование документов, работа с курьерами

• Приемная: обработка входящих звонков и почты, регистрация и маршрутизация входящей/исходящей корреспонденции (Почта, СДЭК, курьеры), встречи гостей, сервировка обедов и заказ ресторанов для руководства.

• Офис-менеджмент: полное обеспечение офиса (канцелярия, вода, хозтовары, кофе), контроль чистоты, закупка мебели, оформление пропусков, учет корпоративных сим-карт, подготовка рабочих мест

• Travel-support: бронирование билетов, отелей, квартир, трансферов и страховок для командировок руководства, координация водителя ГД.

• АХЧ: контроль состояния помещений, поиск и мониторинг подрядчиков (ремонт, обслуживание), сбор коммерческих предложений, участие в составлении договоров с юристами.

• Систематизация: разработка, актуализация и передача регламентов, скриптов и инструкций для сотрудников секретариата. Ведение отчетности и баз данных.

Требования:

• Обязательно стаж работы секретарем/офис-менеджером от 5–7 лет.

• Желательно опыт управления секретариатом или административной службой (постановка задач, контроль, обучение).

• Знание делового этикета, грамотная устная и письменная речь.

• Высокая стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности с большим объемом рутинных и форс-мажорных задач.

• Продвинутый пользователь ПК и оргтехники.

Условия:

• Место работы - бизнес-центр А-48 по адресу : Москва, Алтуфьевское ш, 48/1, м. Алтуфьево, м. Отрадное, м. Бибирево.

• График работы 5/2, с 8 до 17 или с 9 до 18, в пятницу - сокращенный рабочий день на 1 час.

• Оформление по ТК РФ, белая з/п, премии.