Делопроизводитель/личный ассистент руководителя

Наша компания является управляющей организацией по аренде торговых павильонов в Московском метрополитене.

О компании:

Руководитель, ведущий несколько личных проектов в сфере недвижимости, ремонтов и оснащения объектов. Работа строится напрямую с первым лицом.

Кого мы ищем:

Нам нужен не просто секретарь, а инициативный, структурированный и коммерчески гибкий ассистент, который возьмет на себя всю техническую рутину:

документооборот, закупки, работу с подрядчиками, учёт расходов и оперативные поручения. Ключевое качество- уметь не просто найти поставщика, а выбить лучшую цену, подготовить обоснованное сравнение и сэкономить бюджет руководителя.

Обязанности:

1. Документооборот и структурирование:

- Ведение электронного и бумажного архива по проектам (договоры, сметы, акту, чеки)

-Регистрация входящей/исходящей документации, контроль исполнения.

-Ведение реестров контрагентов, платежей, сроков и статусов.

-Ежедневные краткие сводки для руководителя с выделением проблемных точек.

2. Закупки, поиск поставщиков и ценовой анализ (ключевая функция):

-Активный поиск товаров (стройматериалы, мебель, техника, оборудование, расходники) и исполнителей (ремонтные бригады, монтажники, дизайнеры, перевозчики) в интернете и на профильных площадках.

-Сбор и систематизация коммерческих предложений от 3-5 поставщиков по каждому заказу.

-Подготовка сводных коммерческих предложений с детальным обоснованием- сравнение цен, условий, сроков, гарантий, логистики.

-Ведение переговоров о снижении цен, аргументированный торг с поставщиками для получения минимально возможной стоимости (скидки за объем, альтернативные аналоги, сезонные предложения)

-Согласование смет, контроль личных кабинетов на маркетплейсах, а банках и госсервисах.

3. Учёт расходов и отчетность:

- Ведение учета затрат по каждому проекту в Excel (сводные таблицы, сравнение смет с фактом, анализ отклонений)

-Подготовка наглядных отчетов для руководителя с экономическим эффектом от проведенных переговоров.

4. Личные поручения руководителя:

- Организация встреч, ведение протоколов собраний

- Подготовка презентаций, писем, материалов

- Решение бытовых и мелких административных вопросов (доставка, курьеры, ремонт, подарки)

- Гибкость к любым нестандартным задачам.

Требования:

• Опыт работы личным ассистентом руководителя, закупщиком или делопроизводителем от 3-х лет (обязательно с функцией поиска поставщиков и участия в тендерах/сравнений цен)
• Продвинутый Excel- сводные таблицы, ВПР, умение делать чистые, обоснованные отчеты. .
• Навыки эффективных переговоров и ценообразования - умение аргументированно добиваться скидок, видеть скрытые комиссии, сравнивать условия;
• Аналитический склад ума -быстрое сравнение цифр, выявление несостыковок.
• Высокая многозадачность- одновременно ведение 3-5 проектов с разными контрагентами.
• Самоорганизация и безупречная память на дедлайны.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Опыт работы с маркетплейсами, сайтами закупок, госуслугами, банк-клиентами- приветствуется.
• Конфиденциальность и дисциплина.

Условия:

• Заработная плата - по итогам собеседования (зависит от квалификации и доказанной способности приносить экономию);
• Офис: м. Киевская (редки выезды по объектам)
• График с 10.00 до 19.00, 5Х2, возможны переработки
• Реальная возможность влиять на бюджет - ваша экономия напрямую оценивается руководителем.