Офис-менеджер / Персональный ассистент

Инотек Лабс компания, входящая в международную группу с филиалами открытыми в 18 странах (Турция, ОАЭ, Гонконг, Сингапур, Маврикий, США Кыргызстан и другие), занимающаяся оказанием консультационных услуг в международном банковском секторе.

В настоящее время мы ищем офис-менеджера. Что нужно делать:

Обеспечение офиса

• Закупка и учёт расходных материалов (картриджи, канцелярия/Комус, вода и др.), контроль запасов
• Организация и контроль клининга: оплата, расходники, качество
• Уход за растениями в офисе

Секретарская поддержка

• Подготовка документов на подпись, ведение документооборота
• Бронирование переговорных, ведение календаря руководителя
• Координация встреч и внутренних процессов

Внешние коммуникации

• Оформление пропусков, взаимодействие с контрагентами и управляющей компанией
• Документооборот с Бишкеком (юридические и банковские вопросы)
• Информационные уведомления и запросы

Финансы и логистика

• Заведение заявок на оплату
• Курьерские отправки, бронирование билетов и гостиниц

Личные поручения

• Отвезти / привезти / забрать / передать
• Подбор и учёт подарков (кому, от кого, бюджет)

Мероприятия и координация

• Организация корпоративов и внутренних мероприятий (сезонная нагрузка)
• Помощь коллегам по административным вопросам, роль связующего звена

Мы ждём, что вы

• Имеете опыт офис-менеджером / персональным ассистентом от 1 года
• Легко ведёте несколько задач параллельно и не теряете детали
• Самостоятельны и проактивны — видите задачу и решаете её
• Грамотно говорите и пишете
• Уверенно работаете с почтой, календарём, таблицами

Что мы предлагаем

• График 5/2, с 9:00 до 18:00
• Современный офис в Москва-Сити
• Оформление по ТК РФ с первого дня
• Организация работы офиса: закупки, поддержание порядка, взаимодействие с поставщиками, курьерской службой
• Администрирование рабочего чата
• Решение административных и организационных вопросов

Присоединяйтесь к нам и станьте частью команды, которая меняет будущее!