Административный координатор / помощник генерального директора

О компании

ООО «СпецСтройИнжиниринг» — московская строительная и инженерная компания, работающая с 2016 года.

Мы выполняем работы по инженерным системам, строительству и благоустройству. Работаем с коммерческими и государственными заказчиками. Среди реализованных проектов — объекты на территории ВДНХ.

Ищем человека, который поможет генеральному директору и команде держать под контролем текущие задачи компании: документы, закупки, договорённости, сроки и организационные вопросы.

Это не классическая позиция секретаря. Нам нужен самостоятельный административный координатор, который умеет работать с большим количеством информации, фиксировать договорённости и доводить задачи до результата.

Задачи

Документы и договоры

• вести реестры договоров, счетов, актов, писем и документов;
• контролировать получение и комплектность первичных документов;
• работать со счетами, УПД, накладными, актами и актами сверок;
• работать с ЭДО, запрашивать недостающие документы у поставщиков и подрядчиков;
• готовить документы для передачи бухгалтерии и заказчикам.

Закупки и поставщики

• принимать согласованные заявки на закупку;
• запрашивать коммерческие предложения;
• сравнивать стоимость, сроки поставки и условия;
• готовить информацию для принятия решения руководителем;
• размещать согласованные заказы;
• контролировать сроки поставки и получение закрывающих документов.

Контроль задач генерального директора

• фиксировать поручения: задача, ответственный, срок, статус;
• контролировать движение задач между сотрудниками;
• запрашивать актуальные статусы;
• заранее сообщать о рисках срыва сроков;
• готовить краткие сводки для руководителя.

Организационная поддержка

• вести календарь встреч и рабочих событий;
• готовить материалы к переговорам;
• вести деловую переписку;
• готовить протоколы встреч и фиксацию договорённостей;
• организовывать работу офиса и взаимодействие с курьерскими службами.

Работа с руководителем

• помогать структурировать текущие вопросы;
• напоминать о важных сроках и договорённостях;
• помогать подготовить информацию для принятия решений.

Возможны отдельные организационные поручения руководителя, связанные с рабочими и личными вопросами, в рамках разумной загрузки.

Что важно

Нам нужен человек, который:

• не ждёт постоянных указаний;
• умеет сам организовать порядок в информации;
• спокойно общается с подрядчиками, поставщиками и сотрудниками;
• умеет напоминать и контролировать без конфликтов;
• понимает разницу между «задача поставлена» и «задача выполнена».

Требования

• опыт работы помощником руководителя, административным координатором, офис-менеджером или делопроизводителем от 2 лет;
• опыт работы с документами и деловой перепиской;
• понимание первичной бухгалтерской документации;
• уверенный Excel, Word, электронная почта, PDF;
• внимательность к срокам, цифрам и реквизитам;
• способность работать с несколькими параллельными задачами.

Будет преимуществом:

• опыт в строительной компании;
• работа с 1С;
• Диадок, СБИС или другие системы ЭДО;
• опыт закупок и работы с поставщиками;
• использование ИИ-инструментов для подготовки документов, таблиц, писем и анализа информации.

Условия

• доход: 120 000–150 000 ₽ на руки;
• оформление по ТК РФ;
• работа в офисе:
  Москва, Остаповский проезд, д. 5/1 стр. 2;
• график: полный рабочий день, 5/2.

Работа предполагает прямое взаимодействие с генеральным директором. В отдельные периоды при наличии срочных рабочих вопросов может потребоваться оперативная связь вне стандартного времени.

Постоянная работа в режиме 24/7 не предусмотрена.

Не входит в зону ответственности

• управление строительными объектами;
• руководство бригадами;
• принятие технических решений;
• ведение полного бухгалтерского и налогового учёта;
• самостоятельное принятие финансовых решений.