Администратор офиса с функцией HR

«Понимаю» - цифровая платформа поддержки сотрудников. Мы помогаем компаниям заботиться о психологическом благополучии, здоровье и качестве жизни своих команд.

Сейчас мы ищем Администратора, который возьмет на себя организацию работы московского офиса и операционное сопровождение HR-процессов. Основная часть задач связана с административно-хозяйственной деятельностью, около 30% - с HR-администрированием.

Чем предстоит заниматься:

Организация работы офиса:

• Обеспечивать бесперебойную работу офиса и комфортные условия для сотрудников;
• Заказывать канцелярию, хозяйственные товары, воду, продукты и другие необходимые материалы;
• Взаимодействовать с арендодателем, управляющей компанией, клинингом, поставщиками и др. подрядчиками;
• Контролировать состояние офиса, техники, мебели и офисного имущества;
• Оформлять пропуска, парковку, ключи и заявки в бизнес-центр;
• Организовывать встречи, прием посетителей и подготовку переговорных комнат;
• Принимать и отправлять корреспонденцию, организовывать почтовые и курьерские доставки;
• Организовывать изготовление визиток, печатных и брендированных материалов.

Документы и организационные процессы:

• Получать и передавать на согласование счета, договоры, акты и закрывающие документы;
• Работать с ЭДО, в том числе с Диадоком;
• Контролировать регулярные платежи, сроки договоров и продление корпоративных сервисов;
• Вести реестры подрядчиков, расходов и регулярных административных задач;
• Организовывать командировки: бронировать билеты и гостиницы, заказывать такси, сопровождать изменения и отмены поездок.

HR-администрирование:

• Размещать вакансии, проводить первичный отбор резюме и организовывать собеседования;
• Координировать прием, адаптацию и увольнение сотрудников;
• Собирать и передавать документы для кадрового оформления;
• Запускать и контролировать задачи по онбордингу и офбордингу;
• Готовить рабочие места, технику, доступы и пропуска для новых сотрудников;
• Поддерживать актуальность данных о сотрудниках и организационной структуры;
• Сопровождать корпоративную медицинскую программу и другие льготы;
• Помогать в организации внутренних и корпоративных мероприятий.

Корпоративный портал «МояКоманда»:

• Администрировать профили сотрудников и права доступа;
• Сопровождать кадровый электронный документооборот;
• Направлять документы на подписание и контролировать их статусы;
• Публиковать новости, объявления и материалы для сотрудников;
• Поддерживать в актуальном состоянии внутренние документы и информацию на портале;
• Администрировать отпуска, отсутствия и другие настроенные HR-процессы;
• Взаимодействовать с техподдержкой и контролировать продление сервиса;
• Помогать сотрудникам в работе с системой.

Что мы ожидаем от сотрудника:

• Опыт работы офис-менеджером, администратором офиса, административным координатором или HR-администратором от 1 года;
• Умение самостоятельно организовывать работу офиса и взаимодействие с подрядчиками;
• Опыт работы со счетами, договорами, закрывающими документами и электронным документооборотом;
• Понимание основных процессов приема, адаптации и увольнения сотрудников;
• Уверенное владение офисными программами, таблицами и корпоративными системами;
• Готовность работать с большим количеством разных операционных задач;
• Организованность, самостоятельность, внимательность и доброжелательность;
• Опыт работы с КЭДО, HRM-системами, корпоративными порталами и организацией командировок - будет преимуществом.

Что мы предлагаем:

• Оформление по ТК РФ;
• З/п 115 000 рублей до вычета НДФЛ (около 100 000 рублей на руки), исп.срок 3 месяца;
• Премии по результатам работы и за успешную реализацию отдельных задач и проектов;
• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00, работа в офисе, рассматриваем гибрид (частичная удаленка) после прохождения испытательного срока;
• Корпоративная программа поддержки сотрудников;
• Корпоративная программа медицинского обслуживания (после прохождения испытательного срока);
• Небольшая команда и возможность влиять на внутренние процессы компании.