Бизнес-ассистент президента

Алматы, улица Абдуллы Розыбакиева, 227

Метро: Алатау

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Осуществлять организационно-техническое обеспечение деятельности Президента Университета.
Обеспечивать планирование и выполнение рабочего плана Президента на месяц, квартал и год.
Планировать и координировать рабочий график Президента.
Организовывать подготовку и сопровождение командировок Президента.
Организовывать телефонные переговоры, онлайн-встречи и конференции Президента с использованием Microsoft Teams, Zoom и других цифровых платформ.
Принимать и обрабатывать входящие телефонные звонки и обращения.
Осуществлять прием, регистрацию и первичную обработку корреспонденции, поступающей на электронную почту Президента.
Передавать поступившую корреспонденцию в соответствующие структурные подразделения и ответственным исполнителям в соответствии с поручениями Президента.
Осуществлять контроль за исполнением поручений Президента и соблюдением установленных сроков.
Подготавливать письма, официальные ответы, служебные и информационные материалы по поручению Президента.
Организовывать и координировать деловые встречи, совещания и переговоры Президента.
Принимать участие в переговорах и деловых встречах.
Вести протоколы совещаний, переговоров и рабочих встреч, а также контролировать выполнение решений, принятых по их итогам.
Осуществлять сбор, систематизацию и анализ информации по поручениям Президента.
Самостоятельно осуществлять поиск необходимой информации и подготавливать ее для рассмотрения Президентом.
Участвовать в подготовке и организации деловых мероприятий.
Участвовать в планировании бюджета по направлениям деятельности и контролировать его исполнение.
Подготавливать отчеты по исполнению бюджета.
Осуществлять делопроизводство и обеспечивать надлежащее хранение документов в рамках своей компетенции.
Выполнять иные поручения Президента Университета в пределах должностных обязанностей.

Требования:

Образование и опыт
Высшее образование.
Опыт работы ассистентом/помощником руководителя от 1 года.
Желателен опыт работы с руководителями высшего звена.
Знание делового этикета, протокола и основ делопроизводства.
Навыки деловой переписки и коммуникации.
Организация командировок, встреч и мероприятий.
Планирование рабочего времени руководителя и контроль поручений.
Работа с большим объемом информации, поиск и анализ данных.
Навыки бюджетирования и подготовки отчетности.
Уверенное владение MS Word, Excel, PowerPoint, Microsoft Teams и Zoom.
Казахский и русский языки — свободное владение.
Английский язык — на уровне деловой коммуникации.
Ответственность и организованность.
Коммуникабельность и деловой такт.
Внимательность и стрессоустойчивость.
Умение работать в режиме многозадачности.
Самостоятельность и инициативность.
Умение работать в команде и соблюдать конфиденциальность.

Условия:

Официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым кодексом РК;
Стабильная заработная плата;
График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00;
Современный офис и комфортное рабочее место;
Добровольное медицинское страхование после успешного прохождения испытательного срока;
Скидки и гранты на обучение для сотрудников в Университете;
Возможности профессионального развития, обучения и карьерного роста;
Работа в современной академической среде и участие в развитии образовательных проектов;
Адрес: г. Алматы, ул. Розыбакиева, 227.