Бизнес-ассистент / Event-координатор

Ищем в команду бизнес-ассистента, который любит порядок, умеет организовывать людей и процессы и получает удовольствие от момента, когда из «нам нужно это сделать» получается готовый результат.

Это позиция для человека, который не боится большого количества разных задач: сегодня найти подрядчика и собрать предложения, завтра организовать встречу, проконтролировать дедлайн, решить внутренний вопрос, а через неделю — координировать мероприятие.

Если вы из тех, кому проще самому разобраться, найти и сделать, чем десять раз спросить «а что дальше?» — скорее всего, мы сработаемся.

Чем предстоит заниматься

Операционные и организационные задачи:

• помогать в ведении текущих рабочих процессов;
• принимать задачи и самостоятельно доводить их до результата;
• контролировать сроки и договорённости;
• взаимодействовать с сотрудниками разных отделов;
• коммуницировать с подрядчиками и партнёрами;
• искать необходимые услуги, товары, специалистов и решения;
• запрашивать и сравнивать коммерческие предложения;
• организовывать встречи и внутренние активности;
• вести рабочие таблицы, списки и документы;
• контролировать оплаты, доставки и другие организационные вопросы;
• напоминать ответственным о задачах и контролировать их выполнение;
• быстро подключаться к новым и нестандартным задачам.

Отдельная и важная часть работы — мероприятия

Будете принимать участие в организации мероприятий компании от идеи до самого дня проведения:

• поиск и подбор площадок;
• запрос и сравнение предложений;
• формирование бюджета;
• поиск подрядчиков;
• коммуникация с площадками, декораторами, фотографами, видеографами, ведущими, техническими специалистами, типографиями и другими подрядчиками;
• постановка и контроль ТЗ;
• организация декора и брендирования;
• заказ полиграфии, подарков и раздаточных материалов;
• работа со списками гостей;
• составление таймингов;
• организация питания, технического обеспечения и логистики;
• контроль доставок, монтажа и готовности площадки;
• координация подрядчиков;
• присутствие и помощь в организации непосредственно в день мероприятия;
• решение форс-мажоров;
• закрытие организационных вопросов после мероприятия.

Какого человека мы ищем

В первую очередь нам важен тип мышления и отношение к работе.

Вы нам подойдёте, если:

• вы организованный человек и любите, когда всё разложено по полочкам;
• не теряете задачи, сроки и договорённости;
• умеете самостоятельно искать информацию;
• можете одновременно держать в голове несколько процессов;
• не боитесь звонков и переговоров;
• умеете договариваться;
• спокойно можете написать или позвонить человеку повторно, если от него нужен результат;
• внимательны к деталям;
• умеете работать с таблицами и документами;
• быстро ориентируетесь, когда что-то идёт не по плану;
• не ждёте инструкции на каждое следующее действие;
• умеете отличать ситуацию, которую можно решить самостоятельно, от той, которую действительно необходимо согласовать.

Для нас важно

Если вы написали подрядчику, а он не ответил — задача не закончилась на фразе «я написала, ответа нет».

Нужно позвонить, напомнить, найти другой контакт или альтернативный вариант и в итоге вернуться с решением.

Мы ищем человека с позицией:

«Есть задача → разберусь, как её решить → вернусь с результатом».

При этом инициативность не означает принимать важные решения без согласования — важно уметь чувствовать границу ответственности.

Будет преимуществом

• опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, координатором, project/event-менеджером;
• опыт организации мероприятий;
• опыт взаимодействия с подрядчиками;
• умение вести бюджеты и работать с коммерческими предложениями;
• наличие своей базы проверенных подрядчиков в Алматы;
• грамотная письменная и устная речь.

Если опыта именно в event немного, но вы очень сильны в организации, самостоятельны и быстро учитесь — мы всё равно готовы рассмотреть ваше резюме.

Что предлагаем

• работа в Алматы;
• интересные и очень разные задачи - монотонно точно не будет;
• возможность участвовать в организации мероприятий и проектов;
• много самостоятельности;
• возможность влиять на процессы и предлагать свои решения;
• работа в команде, где ценят инициативу и ответственность;
• график работы 5/2 в гибридном формате (офис-дом) ;
• официальное трудоустройство ТК РК.

Небольшое задание при отклике

Чтобы мы понимали, что вы внимательно прочитали вакансию, в сопроводительном письме напишите слово «ОРГАНИЗУЮ» и коротко ответьте на 3 вопроса:

1. Какой у вас опыт работы ассистентом/координатором или организации мероприятий?
2. Какую самую сложную организационную задачу вам приходилось решать самостоятельно?
3. Представьте: до мероприятия осталось 3 дня, а подрядчик сообщает, что не сможет выполнить заказ. Ваши действия?

Отклики без сопроводительного письма тоже посмотрим, но кандидатов, которые выполнили небольшое задание, рассмотрим в первую очередь.

Если вы тот человек, который всегда знает, кому написать, куда позвонить и как сделать так, чтобы всё в итоге состоялось будем рады познакомиться.