Бизнес-ассистент

Мы — динамично развивающаяся компания в сфере проектирования и инжиниринга, реализующая промышленные, энергетические и инфраструктурные проекты.

Ищем системного и инициативного бизнес-ассистента, который поможет директору организовать рабочие процессы, контролировать выполнение поручений и обеспечивать эффективное взаимодействие между подразделениями компании.

Обязанности:

• Планирование и ведение рабочего календаря директора.
• Организация совещаний, деловых встреч, переговоров и рабочих поездок.
• Подготовка повестки совещаний, сбор необходимых материалов и информации.
• Ведение протоколов и фиксация принятых решений.
• Постановка поручений ответственным сотрудникам и контроль сроков их исполнения.
• Напоминание участникам о задачах, контроль обратной связи и информирование директора о статусе выполнения.
• Координация взаимодействия директора с руководителями проектов, ГИПами, начальниками отделов, заказчиками, подрядчиками и партнёрами.
• Подготовка деловых писем, служебных записок, презентаций, справок, отчётов и аналитических материалов.
• Сбор и систематизация информации по текущим проектам: сроки, основные этапы, проблемные вопросы и принятые решения.
• Ведение реестра поручений, договорённостей, встреч и контрольных мероприятий.
• Работа с входящей корреспонденцией и документами, распределение их по ответственным исполнителям.
• Подготовка кратких аналитических сводок для принятия управленческих решений.
• Организация и сопровождение внутренних управленческих процессов.
• Взаимодействие с административными подразделениями компании по организационным вопросам.
• Обеспечение конфиденциальности информации.
• Выполнение иных бизнес-задач и поручений директора.

• Высшее образование.
• Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, координатором проектов или административным менеджером от 3 лет.
• Важен опыт работы в проектной, строительной или инжиниринговой компании.
• Умение работать одновременно с большим количеством задач и контролировать сроки.
• Развитые организационные и аналитические способности.
• Умение структурировать информацию, выделять главное и готовить краткие управленческие сводки.
• Навыки ведения протоколов, деловой переписки и подготовки презентаций.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенное владение MS Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Желателен опыт работы с CRM, СЭД, таск-трекерами, MS Project, Trello, Asana или аналогичными системами.
• Умение профессионально взаимодействовать с руководителями и сотрудниками разных подразделений.
• Тактичность, ответственность, внимательность и высокий уровень самоорганизации.
• Готовность работать с конфиденциальной информацией.

Ключевые качества:

• Системность и исполнительская дисциплина.
• Инициативность и самостоятельность.
• Умение предупреждать проблемы, а не только реагировать на них.
• Способность доводить поручения до конкретного результата.
• Устойчивость к высокой интенсивности работы.
• Деловая зрелость и соблюдение субординации.

Мы предлагаем:

• Работу в стабильной проектной компании.
• Участие в реализации крупных промышленных и инфраструктурных проектов.
• Прямое взаимодействие с руководителем компании.
• Возможность развиваться в направлении проектной координации и управления бизнес-процессами.
• Официальное трудоустройство в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
• Конкурентную заработную плату.
• Профессиональную и динамичную рабочую среду.