Бизнес-ассистент руководителя / Executive Assistant (английский+китайский язык)

Ищем в команду сильного бизнес-ассистента руководителя — системного, проактивного и самостоятельного специалиста, который умеет не просто выполнять поручения, а организовывать работу вокруг руководителя, держать под контролем большое количество задач и доводить договоренности до результата.

Для нас особенно важны высокий уровень самоорганизации, скорость, ответственность и способность предугадывать следующие шаги.

Обязательное требование — свободное владение английским и китайским языками.

Обязанности

• Полное организационное и административное сопровождение руководителя.
• Управление рабочим календарем: встречи, совещания, переговоры, командировки, мероприятия.
• Планирование рабочего дня и недели руководителя с учетом приоритетов бизнеса.
• Самостоятельная координация большого количества параллельных задач.
• Контроль поручений руководителя: фиксация задач, сроков и ответственных, получение обратной связи, напоминание и контроль исполнения.
• Подготовка руководителю краткой информации о статусе задач, проблемных вопросах и необходимых решениях.
• Организация и координация совещаний: подготовка материалов, повестки, протоколирование ключевых договоренностей и дальнейший контроль исполнения.
• Взаимодействие с руководителями подразделений и сотрудниками компании по поручениям руководителя.
• Организация коммуникации с внешними партнерами, подрядчиками, клиентами и другими контрагентами.
• Деловая коммуникация с зарубежными партнерами на английском и китайском языках.
• Ведение деловой переписки на русском, английском и китайском языках.
• Участие в переговорах в качестве переводчика и координатора коммуникации.
• Письменный и устный перевод в рамках деловых встреч, переговоров, переписки и документации.
• Подготовка презентаций, аналитических материалов, справок, отчетов и протоколов для руководителя.
• Сбор, структурирование и анализ необходимой руководителю информации.
• Организация деловых поездок: авиабилеты, гостиницы, трансферы, программа встреч и сопутствующие организационные вопросы.
• Ведение конфиденциальной информации и документов.
• Оперативное решение организационных вопросов без необходимости постоянного контроля со стороны руководителя.

Кого мы ищем

Нам нужен человек, который работает по принципу:

«Увидел задачу → понял конечный результат → организовал процесс → проконтролировал исполнение → сообщил руководителю результат».

А не ожидает отдельного поручения на каждом этапе.

Требования

• Высшее образование.
• Опыт работы бизнес-ассистентом / Executive Assistant / помощником первого руководителя желательно от 3 лет.
• Опыт непосредственной работы с собственником бизнеса, генеральным директором или руководителем высокого уровня будет существенным преимуществом.
• Английский язык — свободное владение, желательно C1 и выше.
• Китайский язык — свободное владение, желательно HSK 5–6 или сопоставимый уровень.
• Свободный русский и казахский языки.
• Способность вести полноценные деловые переговоры и переписку на английском и китайском языках.
• Отличные организационные навыки и развитый тайм-менеджмент.
• Умение одновременно вести большое количество задач и не терять детали.
• Высокий уровень владения MS Office: Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams.
• Умение быстро готовить качественные презентации, таблицы, отчеты и аналитические материалы.
• Уверенная работа с современными цифровыми инструментами и AI-сервисами будет преимуществом.

Ключевые компетенции

Проактивность. Не ждать поручения, если следующий шаг очевиден.

Системность. Уметь превращать поток информации и поручений в понятную систему задач, сроков и приоритетов.

Организованность. Держать под контролем календарь, встречи, документы, поручения и договоренности.

Самостоятельность. Решать большинство организационных вопросов без постоянного участия руководителя.

Высокая скорость. Быстро переключаться между задачами и оперативно реагировать на изменения.

Контроль результата. Не считать задачу выполненной после отправленного письма или сообщения — отслеживать ее до фактического результата.

Деловая коммуникация. Уметь профессионально взаимодействовать как с сотрудниками компании, так и с руководителями, клиентами и иностранными партнерами.

Приоритизация. Отличать действительно важные для бизнеса задачи от срочных, но второстепенных вопросов.

Конфиденциальность и деловая этика. Корректно работать с закрытой управленческой и коммерческой информацией.

Мы особенно оценим кандидата, который

• умеет думать на несколько шагов вперед;
• самостоятельно предлагает варианты решения проблемы, а не просто сообщает о ее наличии;
• способен сказать руководителю: «Вопрос уже решен»;
• умеет корректно, но настойчиво контролировать выполнение поручений другими сотрудниками;
• не теряется при большом количестве одновременно поступающих задач;
• способен быстро погрузиться в новую тему и собрать необходимую информацию;
• понимает бизнес-контекст поручений руководителя;
• обладает высоким уровнем личной ответственности и требовательности к качеству своей работы.

Условия

• Официальное трудоустройство.
• Работа непосредственно с первым руководителем компании.
• Участие в ключевых организационных и бизнес-процессах.
• Международные коммуникации, в том числе взаимодействие с китайскими и англоязычными партнерами.
• Уровень заработной платы обсуждается индивидуально и зависит от профессионального опыта и уровня владения языками.