Бизнес-ассистент / Executive Assistant генерального директора технологического кластера

О компании и роли

«СФ Тех» — технологический кластер ГК Softline, объединяющий компании и компетенции в области промышленного оборудования, лазерных технологий, ИТ-инфраструктуры, информационной безопасности, телекоммуникаций, робототехники и автоматизации.

Сейчас кластер активно развивается: формируется единая стратегия, выстраивается взаимодействие между компаниями и бизнес-направлениями, запускаются новые проекты и создаётся управленческая команда.

Мы ищем бизнес-ассистента генерального директора кластера — самостоятельного и надёжного человека, который возьмёт на себя организационную и коммуникационную поддержку руководителя и поможет ему сохранять фокус на ключевых задачах.

На первом этапе ассистент будет поддерживать генерального директора. В дальнейшем, после выхода финансового директора кластера, в зону ответственности также войдёт его организационная поддержка.

Чем предстоит заниматься:

• вести календарь генерального директора и координировать рабочие встречи;
• планировать встречи с учётом приоритетов руководителя, состава участников и взаимосвязей между задачами;
• уточнять контекст запросов, находить ответственных и определять, кого необходимо подключить к обсуждению;
• координировать взаимодействие с руководителями компаний и бизнес-направлений кластера;
• организовывать коммуникации с топ-менеджментом ГК Softline, внутренними командами, партнёрами и внешними участниками;
• выстраивать рабочие отношения с ассистентами руководителей и ключевыми контактными лицами внутри группы компаний;
• обеспечивать оперативную связь между генеральным директором и нужными сотрудниками;
• сопровождать оформление документов и прохождение подписей;
• взаимодействовать с кадровыми, юридическими, финансовыми и другими профильными подразделениями;
• организовывать командировки: бронировать билеты и проживание, оформлять необходимые документы;
• работать с внутренними сервисами компании и внешними агентствами;
• периодически участвовать во встречах, фиксировать основные договорённости и готовить краткие протоколы;
• контролировать выполнение организационных договорённостей и возвращаться к участникам по открытым вопросам;
• помогать в решении текущих офисных и административных задач;
• при наличии интереса подключаться к подготовке презентаций и отдельным задачам управленческой команды.

Важно о роли

Основной фокус позиции — организационная, административная и коммуникационная поддержка генерального директора.

Мы ищем не просто исполнителя, а человека, который умеет разобраться в задаче, найти нужных участников, собрать недостающую информацию и предложить оптимальный способ организации работы.

В основной функционал не входят:

• разбор рабочей почты генерального директора;
• подготовка специализированных документов вместо профильных подразделений;
• постоянное сопровождение руководителя в командировках;
• большой объём личных и бытовых поручений.

Личные задачи могут возникать эпизодически — преимущественно в ситуациях, когда это помогает высвободить время руководителя для рабочих вопросов.

Что для нас важно:

• опыт работы бизнес-ассистентом, персональным ассистентом или Executive Assistant от 2 лет;
• опыт поддержки генерального директора, собственника бизнеса или другого руководителя высшего уровня;
• опыт ведения сложного календаря и организации встреч с большим количеством участников;
• опыт работы в крупной компании, холдинге или структуре с несколькими бизнес-направлениями;
• способность быстро находить нужных людей и выстраивать рабочие связи;
• умение самостоятельно разобраться в задаче, уточнить недостающую информацию и предложить решение;
• грамотный устный и письменный русский язык;
• английский язык на уровне, достаточном для деловой переписки и решения организационных вопросов;
• уверенное владение офисными программами, электронными календарями, мессенджерами и современными цифровыми сервисами, включая ИИ-инструменты;
• знание норм делового этикета и корпоративной коммуникации;
• умение работать с конфиденциальной информацией.

Базовые навыки подготовки презентаций будут преимуществом, но не являются обязательным требованием.

Преимуществом станет опыт работы внутри крупной группы компаний: понимание внутренней структуры и корпоративных процессов поможет быстрее включиться в работу.

Какие качества особенно важны:

• самостоятельность и проактивность;
• здравый смысл и критическое мышление;
• доброжелательность и открытость в общении;
• тактичность и понимание деловых границ;
• внимательность к деталям;
• умение расставлять приоритеты;
• способность сохранять собранность при изменении планов;
• гибкость в коммуникации с людьми разного уровня;
• ответственность и порядочность;
• желание учиться и расширять профессиональную зону ответственности.

Почему эта роль может быть интересна:

• работа непосредственно с генеральным директором технологического кластера;
• погружение в деятельность нескольких высокотехнологичных компаний и бизнес-направлений;
• взаимодействие с топ-менеджментом ГК Softline, руководителями компаний и ключевыми партнёрами;
• возможность увидеть, как формируются стратегия, команда и управленческие процессы нового кластера;
• широкий круг профессиональных контактов внутри группы компаний;
• возможность развивать навыки бизнес-координации и постепенно подключаться к более содержательным задачам.

Условия:

• официальное оформление в соответствии с ТК РФ;
• стандартный социальный пакет ГК Softline;
• офисный формат работы, пять дней в неделю;
• основная локация — Москва, Дербеневская набережная, 7;
• основной график — с 09:00 до 18:00;
• командировки для ассистента не предполагаются.

В связи со спецификой поддержки первого лица изредка могут возникать краткосрочные задачи в вечернее время или в выходные дни. Такая работа не является регулярной практикой, но важно быть готовым при необходимости оперативно подключиться.

Этапы отбора

1. Интервью с HR.
2. Встреча с генеральным директором кластера.

Если вам близка роль, в которой важно быть надёжным партнёром руководителя, быстро ориентироваться в сложной корпоративной среде — будем рады познакомиться!