Персональный ассистент

Обязанности:

• техническая работа с текстами документов на русском и английском языках;
• вычитка документов на предмет соответствия английского текста русскому и наоборот;
• выполнение переводов документов (с английского на русский и с русского на английский) либо организация переводов документов через сторонних поставщиков;
• осуществление технической помощи в соответствии с конкретным заданием Руководителя;
• планирование и организация внешних и внутренних встреч:ведение календаря, заказ пропусков, в т.ч. на автотранспортные средства, бронирование переговорных комнат, помощь в подготовке необходимых материалов, организация кейтеринга в зависимости от формата встречи, участие во встрече в целях составления протокола.
• организация телефонных и видеоконференций и конференц-звонков;
• организация поездок и командировок;
• ведение базы контактов клиентов и партнеров;
• организация проверки конфликта интересов Общества и потенциальных/существующих клиентов/контрагентов/поставщиков/третьих лиц;
• сбор документов, подтверждающих расходы, понесенные Руководителем, а также своевременное информирование бухгалтерии о таких расходах;
• подготовка отчета расходов Руководителя по корпоративной карте;
• ввод отработанного Руководителем времени по проекту в систему учета рабочего времени;
• взаимодействие с нотариальными конторами, клиентами, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных Руководителем не требующих непосредственного участия Руководителя и/или юриста;
• организация участия и/или выступления Руководителя в конференциях, круглых столах и других мероприятиях, проводимых внешними организаторами;
• заказ визитных карточек для Руководителя;
• замещение других ассистентов;
• работа и администрирование виртуальной комнаты данных;
• контроль за исполнением распоряжений Руководителя;
• выполнение личных поручений Руководителя.

Требования:

высшее профессиональное образование;

опыт работы на позиции от 3 лет;

знание английского языка уровня не ниже upper intermediate;

организационные навыки высшего уровня: важно способность структурировать хаос, создавать эффективные системы и предугадывать потребности;

цифровая грамотность: уверенное владение современными технологическими инструментами;

эмоциональный интеллект: умение считывать настроение руководителя, адаптироваться к его коммуникационному стилю и служить буфером между ним и остальной командой;

критическое мышление: способность анализировать ситуации, принимать обоснованные решения и решать проблемы до того, как о них узнает руководитель;

умение работать во всех офисных программах.