Офис-менеджер

Строительная компания приглашает в команду офис-менеджера для организации эффективной работы офиса и ведения внутреннего документооборота.

Обязанности:

• Обеспечение административной и организационной деятельности офиса;
• Прием и распределение входящих звонков, электронной почты и корреспонденции;
• Регистрация, учет, хранение и передача документации;
• Контроль своевременного получения и отправки документов;
• Выполнение поручений руководства в пределах своей компетенции;
• Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и конфиденциальности информации;

Подготовка документации:

• договоров (с клиентами, поставщиками, партнерами и сотрудниками);
• коммерческих предложений;
• актов;
• писем;
• служебных записок;
• приказов;
• иных документов по поручению руководства.

Ведение внутреннего документооборота:

• акты выполненных работ;
• акты сверок;
• база клиентов;
• база поставщиков;
• приходные кассовые ордера;
• расходные кассовые ордера;
• создание и отправка доверенностей;
• сбор накладных.

Организация:

• приема посетителей;
• заказа и доставки строительных и иных товаров;
• заказа и контроля выполнения услуг поставщиками и партнерами;
• встреч;
• совещаний;
• командировок.

Контроль:

• наличия и своевременного пополнения канцелярских товаров;
• хозяйственных принадлежностей;
• расходных материалов для офиса.

Взаимодействие:

• с подрядными организациями;
• поставщиками;
• клиентами;
• государственными органами;
• курьерскими службами;
• иными контрагентами.

Требования:

• Опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником руководителя приветствуется;
• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel);
• Грамотная устная и письменная речь;
• Ответственность, внимательность и организованность;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Знание 1С приветствуется.

Условия:

• Официальное трудоустройство;
• Своевременная заработная плата;
• График работы 5/2;
• Комфортный офис;
• Дружный коллектив;
• Возможность профессионального роста.