Офис-менеджер

Вакансия компании: ООО АЛТЭК

«Алтэк» – одна из наиболее динамично развивающихся компаний в сфере комплексного оснащения предприятий питания и торговли. Была образована в 2008 году. «Алтэк» предлагает широкий спектр продукции и услуг, в том числе технологическое проектирование пищевых цехов, монтаж и сервисное обслуживание техники. Компания активно работает во всех регионах России и странах СНГ.
Основное направление деятельности «Алтэк» – поставка профессионального кухонного оборудования, посуды и инвентаря.

Мы ищем организованного и ответственного специалиста, который возьмёт на себя координацию административных и хозяйственных процессов в компании.

Обязанности:

Материально‑техническое обеспечение:

• закупка и учёт канцелярских товаров, бытовой химии, напитков, расходных материалов для оргтехники;

• взаимодействие с подрядчиками и поставщиками услуг (интернет, связь, клининг, техобслуживание).

Работа с оргтехникой:

• контроль состояния офисной техники (принтеры, сканеры, телефоны и т. д.);

• организация обслуживания и ремонта оборудования.

Хозяйственное обслуживание:

• обеспечение чистоты и порядка в офисе;

• координация работы клининговой службы.

Документооборот:

• приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции (бумажной и электронной);

• подготовка и отправка исходящих документов, контроль сроков исполнения;

• ведение внутренней документации: журналов, табелей учёта рабочего времени

• оформление пропусков, разрешений, доверенностей;

• архивирование документов, обеспечение их сохранности и конфиденциальности;

• работа с электронными системами документооборота (СЭД), CRM, ERP (например, «1С:Предприятие»);

• отправка через ЭДО договоров, спецификаций, счетов;

• регистрация и отправка писем через «Почту России».

Организация мероприятий и встреч:

• планирование и организация встреч, совещаний, переговоров: бронирование переговорных комнат, подготовка материалов, оповещение участников;

• организация обучения и тренингов (бронирование залов, приглашение тренеров, рассылка материалов).

Поддержка командировок:

• бронирование билетов и гостиниц;

• оформление виз и страховок;

• составление маршрутов;

• формирование авансовых отчётов по командировкам и представительским расходам.

Коммуникация и обслуживание гостей:

• приём и маршрутизация входящих звонков, ведение телефонных переговоров;

• встреча и сопровождение гостей, партнёров, клиентов;

• поддержка внутренних коммуникаций: рассылка объявлений, информирование сотрудников о новостях компании.

IT‑поддержка и онлайн‑мероприятия:

• обеспечение видеосвязи и онлайн‑конференций (Zoom, Teams, Skype): настройка, тестирование, устранение неполадок.

Адаптация и администрирование:

• помощь в адаптации новых сотрудников: знакомство с офисом, выдача доступов, оформление рабочего места;

• хранение и актуализация контактной информации сотрудников;

• учёт мелких расходов, сбор и оформление первичных документов (чеков, квитанций).

Требования к кандидату:

• среднее специальное или высшее образование;

• опыт работы в аналогичной должности от 1 года;

• уверенное владение ПК: Microsoft Word, Excel, Outlook, интернет‑браузерами;

• навыки работы с офисной оргтехникой;

• знание принципов делопроизводства, документооборота и архивного дела;

• опыт работы с системами ЭДО, CRM и ERP (в т. ч. «1С:Предприятие»);

• грамотная устная и письменная речь, хорошая дикция;

• ответственность, самоорганизованность, пунктуальность, внимательность к деталям;

• развитые коммуникативные навыки и умение работать в режиме многозадачности.

Условия работы:

• работа в стабильной и динамично развивающейся компании;

• официальное оформление по ТК РФ, полностью белая заработная плата;

• график работы: с понедельника по пятницу с 09:00 до 18:00, обеденный перерыв — 1 час;

• возможности для профессионального роста и развития;

• комфортный офис в 3 минутах от станции метро «Чёрная Речка»;

• бесплатные чай, кофе и фрукты за счёт компании;

• оборудованная столовая для персонала;

• корпоративные мероприятия;

• испытательный срок — 2 месяца;

• уровень заработной платы — по результатам собеседования.