Секретарь/помощник Генерального директора

Санкт-Петербург, Финляндский проспект, 4

Метро: Выборгская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Прием и распределение телефонных звонков, деловая переписка, проекты распоряжений, делопроизводство Департамента аудита, распределение почты (бумажной и электронной), банк данных Департамента);
Выполнение поручений руководителя;
Внесение и поддержание в актуальном состоянии информации об использовании фонда времени специалистами подразделения, об открытии проектов и составах команд, информации о заключенных договорах. Ведение реестра договоров;
Подготовка проектов договоров по видам услуг, оказываемых Департаментом для клиентов. Организация передачи документов заказчику, а также контроль возврата экземпляров компании. Ведение реестра действующих договоров;
Взаимодействие с бухгалтерией (заявки на выставление счетов, документы по расходу средств, документы по договорам);
Подготовка документации для участия в конкурсах, тендерах, презентациях;
КАДРЫ - Организация и учет повышения квалификации аттестованных аудиторов. Формирование архива документов департамента, их сохранность, а также подготовка материалов к сдаче дел в архив:
Техническая обработка итоговых документов по проектам (правильность оформления, организация подписания), регистрация отчетов и заключений в бумажном и электронном формате. Организация передачи заказчику, внесение данных проектов в общий и отраслевой опыт Департамента (обновление опыта). Контроль технического оформления аудиторских заключений;
Учет фактических расходов Департамента аудита по командировкам, обучению, приобретению техники и т.д.;
Организация командировок: заказ авиа- и жд билетов, бронирование гостиниц, уведомление представителей клиентов о приезде сотрудников, организация оформления пропусков на территории клиента, подготовка служебных записок по командировкам;
Ежегодное формирование бюджета подразделения;
Отчеты в контролирующие аудиторскую деятельность органы и по запросу руководителей;
Учет распределения компьютеров и карт памяти в Департаменте аудита.

Требования:

Высшее или среднее образование (экономическое образование или опыт оформления первичных бухгалтерских документов будет Вашим преимуществом). А также опыт работы секретарем, офис-менеджером или помощником руководителя, не менее 2-х лет;
Отличное знание программы Word, умение работать в программах Power Point, Excel (таблицы, графики);
Грамотная устная и письменная речь. Опыт и навыки делового письма.
На собеседовании кандидату может быть предложено пройти тест на проверку письменной грамотности, внимания при работе с текстами, навыки делового письма, умения работать в программах На собеседовании кандидату может быть предложено пройти тест на проверку письменной грамотности, внимания при работе с текстами, навыки делового письма, умения работать в программах Word и Excel.

Условия:

Работа в офисе, офис расположен в 10 минутах от метро Площадь Ленина;
Официальное оформление с 1-го дня работы, полностью "белая" заработная плата без задержек;
Социальные гарантии и льготы в соответствии с действующим законодательством;
Оклад + ежеквартальные премии по результатам работы;
Пятидневная работая неделя (сб, вс - выходные), график работы в офисе с 9.00 до 17.30.