Офис-менеджер

Ищем в команду "хозяйка офиса", кто сможет позаботиться о всех сотрудниках и закрыть рутинные задачи оперативно, при необходимости радушно встречать гостей-клиентов. Все коммуникации будут с вами: от клиента с первым звонком до уже знакомого еженедельного курьера, вы должны быть приветливы, ответственны, стрессоустойчивы, многозадачны.

Вы инициативны, вам не все равно где работать и в какой команде. Вы стараетесь улучшить свою работу, видите пути оптимизации и предлагаете идеи - мы всегда даем инструменты для этого, открыты к новым идеям и любим неравнодушный подход. Мы давно на рынке и чувствуем себя стабильно в своём сегменте, у нас нет текучки - основной костяк сформировался более 5 лет назад. Сотрудник, на место которого мы тебя ищем переезжает в другой город и проработал в компании 4 года.

Мы ищем единомышленника, на чьи хрупкие плечи ляжет значительная часть важных офисных задач. У вас всегда порядок на столе и в голове, все четко "по полочкам", системный подход в решении задач и вы можете планировать работу, думать на опережение.

Обязанности:

• прием звонков, распределение между сотрудниками. Исходящие звонки по текущим задачам (заказы для нужд офиса и сотрудников, организация командировок и проч.)
• работа с электронной почтой
• выполнение поручений руководителей отделов
• документооборот, делопроизводство (подготовка договоров)
• оформление курьерских заявок, почтовых отправлений, контроль отправок
• сканирование/ксерокопирование документов для подготовки аккредитации по проектам (выставки)
• помощь в подготовке тендерной документации
• заказ канцелярии, оформление закупок для прочих нужд офиса и бытовых нужд производства. Поддержание жизни офиса: у нас всегда должен быть кофе, ничего не должно заканчиваться - об этом всегда можно позаботиться заранее
• коммуникация с отделом аренды по вопросам офиса, интернет и телефония. Контроль своевременности оплат
• оформление командировок, бронирования билетов и отелей. Командировок много
• работа с самозанятыми (сбор чеков и актов)
• ведение протокола совещаний при необходимости
• у нас очень много цветов в офисе, за ними нужно будет присматривать
• работа в системе Битрикс 24
• кадровое делопроизводство (обсуждается задача отдельно, если человек готов взять за себя этот блок задач)

• опыт в аналогичной должности от 3 лет
• грамотная устная и письменная речь
• ответственность, самостоятельность
• вы можете найти все и всегда, знаете что и где лежит
• тайм-менеджмент для вас не пустое слово
• обладаете харизмой и обаянием, способны на раз-два поставить на место тех, кто пытается вносить хаос или "перегибает палку" по важным вопросам, "разрулить" любой вопрос или правильно реагировать при необходимости
• приветствуется знание английского языка

• рабочий день с 10 до 19 либо с 9 до 18, час перерыв на обед
• официальное трудоустройство
• испытательный срок до 3х месяцев
• оклад и справедливые премии
• дружный молодой коллектив
• новогодний корпоратив и летний корпоратив закрытие/открытие сезона
• возможен выход в выходные дни и переработка. Либо оплачивается дополнительно, либо предоставление выходных дней (по договоренности)
• оплачиваемая мобильная связь
• корпоративный английский