Офис-менеджер/ Персональный помощник руководителя

«Интерсервис» предоставляет транспортные услуги пассажирских перевозок в Санкт‑Петербурге и Ленинградской области для юридических лиц. 30 лет на рынке — гарантия качества и безупречной репутации.

Основные обязанности

• Ведение электронного документооборота в 1С. Полный цикл работы с документооборотом: подписание, архивирование, систематизация (электронный и бумажный форматы).
• Обработка входящей корреспонденции (ЭДО и бумажные носители): анализ, регистрация, учёт, передача ответственным лицам.
• Обеспечение бесперебойной работы офиса: обеспечение ТМЦ и всем необходимым в соответствии с бюджетом.
• Контроль получения закрывающих документов и оплаты счетов.
• Приём и распределение входящих звонков.
• Подготовка и отправка исходящей корреспонденции контрагентам.
• Обеспечение подготовки к очным встречам. Организация базового клиентского сервиса. Подготовка переговорных комнат.
• Помощь/участие при подготовке корпоративных мероприятий, выставок и проч.
• Составление и оформление приказов: регистрация, организация подписания, хранение, отправка сканов при необходимости.
• Планирование бюджета и закупка канцелярии (ежегодное утверждение бюджета, проведение тендеров, работа с Excel).
• Информирование сотрудников о важных событиях и изменениях в регламентах
• Написание официальных писем высокопоставленным лицам (поздравления, уведомления и т. п.) с соблюдением делового стиля.
• Ведение краткого ежедневного тайминга (Excel)

Требования

• Опыт работы в сфере документооборота от 3 лет.
• Уверенное владение ПК: Office, Excel (работа с формулами), PowerPoint, Discord, ЯндексТелемост и проч.
• Знание 1С:Документооборот 8.3 (ЭДО) или аналогичных программ ЭДО обязательно
• Понимание основ документооборота: порядок регистрации, систематизации и архивирования документов (в т. ч. электронных).
• Опыт работы с договорами, счетами, ТН, актами, УПД, доверенностями, приказами, судебными документами.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Скорость печати выше среднего.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Коммуникабельность, ответственность, инициативность.

Ключевые навыки, необходимые в работе:

Знание и понимание тайм-менеджмента, понимание бизнес-процессинга руководителя, деловая активность, стрессоустойчивость, безупречная письменная и устная речь, владение инструментами (Outlook/ Calendar), системное и аналитическое мышление, деловой этикет, конфликтология, навыки ведения переговоров (на уровне организации встреч и протокола), развитая эмпатия, дискретность (умение хранить тайну), внимательность к деталям, высокий уровень цифровой грамотности, умение работать с CRM и корпоративными порталами, клиентоориентированность (внутренняя), скрупулезность, умение работать в режиме 24/7 (это только по необходимости, например, при подключении к федеральным проектам, таким как ПМЭФ- форум, на который надо выделить время в выходные, и организовать активность под министра)

Мы предлагаем

• Стабильную работу в стабильной компании с 30‑летним опытом на рынке.
• Официальное оформление по ТК РФ.
• График: 5/2 с 9.00 до 18.00 или с 10.00 до 19.00
• Работу в дружном коллективе профессионалов.
• Участие в организации престижных мероприятий всероссийского и международного масштаба.
• Возможности для профессионального роста и развития.
• Комфортный офис в Санкт‑Петербурге (бизнес- центр рядом с м. Приморская, до конца 2026 года планируется переезд в новый офис на ул.Достоевского,15)