Специалист в договорной отдел с функцией офис-менеджера

Санкт-Петербург, Салтыковская дорога, 18

Метро: Ладожская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Блок 1 (работа с договорами и тендерами):
сбор документации для участия в тендерах, включая запрос у смежных служб необходимых документов (учредительных, финансовых, разрешительных и иных справок и выписок согласно требованиям тендерной документации);
передача собранного и проверенного пакета документов тендерному специалисту в установленные сроки.
участие в составлении, согласовании и проверке проектов договоров (совместно с юристом);
оформление дополнительных соглашений, спецификаций и протоколов разногласий;
ведение реестров договоров, контроль сроков исполнения обязательств;
работа в Битрикс 24: ведение воронки договорного отдела
фиксация всех этапов работы с договорами (создание, согласование, подписание, исполнение), контроль сроков;
взаимодействие со всеми участниками процесса согласования договоров (менеджеры, юристы, бухгалтеры, руководители) на всех этапах
постановка задач, напоминания, сбор замечаний и согласований через инструменты Битрикс 24 (задачи, чаты, уведомления);
ежедневная выгрузка договоров из Битрикс 24 в систему электронного документооборота (ЭДО) для подписания;
загрузка подписанных договоров и дополнительных соглашений из ЭДО обратно в Битрикс 24 с прикреплением файлов.
Блок 2 (офис‑менеджмент):
приём и распределение входящей/исходящей корреспонденции;
обеспечение жизнедеятельности офиса;
встреча гостей и распределение телефонных звонков;
координация до внутренних административных процессов компании;
приведение в порядок переговорной комнаты после совещаний;
поддержание порядка в кабинете генерального директора;
помощь участникам в подключении к онлайн‑конференциям;
поддержание физического архива документов в порядке;
работа в «Битфинанс»: внесение заявок на расходование денежных средств,
предоставление отчётных документов для бухгалтерии.