Офис-менеджер

Компания приглашаем в команду Офис-менеджера.

О нас: ООО «ВФМ Технолоджи» - аккредитованная IT-компания разрабатывающая решения по управлению ресурсами бизнеса и самозанятыми. Наш проект «Джем Работа»
Участник инновационного центра "Сколково" в направлении IT.
Лауреат премии SberPro Tech 2025 от Сбера — как лучший вендор года.
Наши проекты улучшают жизнь людей.

Чем предстоит заниматься
Обеспечение работы офиса:

• контролировать чистоту и общее состояние офиса;
• взаимодействовать с клинингом и администрацией бизнес-центра;
• оформлять постоянные и гостевые пропуска и заявки на техническое обслуживание;
• контролировать наличие канцтоваров, продуктов и расходных материалов, закупка необходимого;
• оперативно решать текущие хозяйственные и организационные вопросы.

Работа с документами и корреспонденцией:

• принимать, регистрировать, сканировать и распределять входящую/ исходящую корреспонденцию;
• вести учёт отправлений (сопроводительная документация/реестр);
• печатать документы, организовывать их подписание, сканирование и передачу получателям;
• помогать коллегам со сканированием имеющихся/поступивших документов (по запросу);

• помощь бухгалтерии и кадровой службе (подготовка ответов, работа в 1С).

Курьерские и почтовые отправления:

• организовывать отправку документов, подарков/оборудования контрагентам/сотрудникам;
• взаимодействовать с курьерскими службами и Почтой России (оформление/получение отправлений, контроль доставки и своевременной оплаты курьерских услуг, решение вопросов по проблемным отправлениям, отправка писем 3-4 раза в неделю);
• организовывать массовые, срочные и негабаритные доставки.

Как организована работа
Офис-менеджеры работают как единая административная команда. Задачи могут распределяться между сотрудниками, но каждый должен понимать основные процессы и уметь подменить коллегу на время отпуска или больничного.
Часть обязанностей выполняется регулярно, часть возникает по запросу. Нагрузка может меняться в зависимости от количества корреспонденции, отправлений, закупок и срочных задач.

Что мы ожидаем:

• опыт работы офис-менеджером или административным координатором
• уверенную работу с электронными таблицами, почтой, офисными программами;
• внимательность при работе с документами;
• умение одновременно вести несколько задач и контролировать сроки;
• способность самостоятельно организовать работу и довести вопрос до полного завершения;
• грамотную устную и письменную речь;
• доброжелательность и готовность взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений;
• аккуратность, ответственность и бережное отношение к конфиденциальной информации;
• готовность сочетать работу с документами и практические хозяйственно-административные задачи.

Условия:

• график 5/2 с 9\10 – 18\19
• оформление по ТК РФ с 1ого рабочего дня
• позитивная, неформальная атмосфера в коллективе профессионалов, поддержка