Помощник руководителя

Открыта вакансия - помощник руководителя.

Цель позиции: организовать работу руководителей для внедрения системы поручения и контроля; исполнение поручений в срок и осуществление контроля по единой системе; получение достоверной картины исполнения поручений и задач без ручного сбора информации; подготовка аналитических заключений по итогам исполнения поручений и задача менеджментом компании.

Обязанности:

• Организовать/разработать и вести систему поручений: фиксировать решения совещаний, оформлять поручения с ответственным, сроком и ожидаемым результатом.
• Контролировать сроки исполнения, напоминать исполнителям и своевременно эскалировать просрочки руководителю.
• Вести реестр поручений и формировать регулярную сводку об исполнении, просрочках и переносах сроков.
• Готовить повестки, вести протоколы и итоговые карточки решений совещаний.
• Вести документооборот руководителя: входящая и исходящая корреспонденция, согласование документов, проекты приказов и писем.
• Организовывать график, встречи, командировки и поездки по объектам.
• Обеспечивать конфиденциальность служебной информации и документов.

• Опыт организации системы поручений и контроля исполнения: постановка, учёт, сроки, эскалация, закрытие.
• Планирование рабочего дня: составление плана дня руководителя с расстановкой приоритетов, резервом времени на срочные вопросы и учётом выездов на объекты.
• Выполнение личных поручений: исполнение личных и служебных поручений руководителя в срок, с отчётом о результате и без потери конфиденциальности.
• Ведение календаря руководителя.
• Организация работы совещаний: подготовка повестки и материалов, приглашение участников, организация площадки или видеосвязи, ведение протокола и контроль исполнения решений после совещания.
• Ведение реестра поручений и отчётности об исполнении в Excel, Битрикс24, 1С:Документооборот или аналогичной системе.
• Знание делопроизводства: требования к приказам, протоколам и служебным запискам, номенклатура дел.
• Уверенное владение MS Office, электронной почтой, календарём и системами документооборота.
• Системность и точность, аккуратность в сроках и формулировках.
• Умение работать в режиме меняющихся приоритетов.
• Готовность к командировкам (г. Горно-Алтайск, г. Сочи и др.)

• Оформление в соответствии с ТК РФ.
• Официальная заработная плата, обсуждается по результатам собеседования.
• Перспективы карьерного роста.