Персональный помощник руководителя

Ищем персонального помощника для владельца компании. Задачи связаны с его рабочим расписанием, поездками, личными планами и отдельными вопросами семьи.

Для нас важен человек, который умеет самостоятельно разобраться в задаче: выяснить предпочтения и ограничения, найти варианты, коротко и понятно представить их руководителю, а после согласования довести дело до результата. При этом помощник должен понимать, когда можно решить вопрос самостоятельно, а когда нужно вовремя обратиться за решением.

Обязанности

• Вести календарь руководителя: согласовывать встречи, учитывать время в пути, напоминать о планах и оперативно перестраивать расписание при изменениях.
• Организовывать поездки по России и за рубеж: продумывать маршруты и стыковки, проверять условия въезда и необходимые документы, подбирать перелёты, отели и трансферы, составлять понятный план поездки. Решать вопросы, если рейс отменён, бронирование изменилось или планы поменялись.
• Готовить для руководителя короткие подборки вариантов — от билетов и гостиниц до подарков, ресторанов и мероприятий — с существенными отличиями, стоимостью и собственной рекомендацией. После согласования оформлять заказ и проверять результат.
• Следить за регулярными платежами, включая счета за связь руководителя и членов семьи; организовывать оплату иных согласованных счетов и оперативно разбираться с неожиданными платежами. Вести понятный учёт сроков, сумм и подтверждений оплаты.
• Выбирать и заказывать цветы, подарки, открытки для семьи, коллег и партнёров; помнить о важных датах и заранее готовить предложения.
• Подбирать для руководителя книги, выставки, спектакли, рестораны, интересные места и события с учётом его вкусов, расписания и повода.
• Организовывать личные и деловые встречи, бронирования и мероприятия; взаимодействовать с консьерж-сервисами и другими исполнителями.
• Координировать отдельные вопросы семьи руководителя, общаться с близкими и подрядчиками деликатно и с уважением к личным границам.
• Поддерживать общение с партнёрами и коллегами руководителя: уверенно вести переписку и телефонные разговоры, уместно общаться при личной встрече.
• Работать с документами, календарями, таблицами, оргтехникой и цифровыми сервисами. Соблюдать конфиденциальность личной и деловой информации.

Требования

• Опыт работы персональным помощником руководителя или частного лица с сопоставимым кругом задач.
• Реальный опыт организации поездок сложнее покупки билета: международные маршруты, пересадки, документы, изменения и нестандартные ситуации.
• Английский язык на уровне, позволяющем вести переписку, общаться с отелями и сервисами и решать вопросы во время поездок.
• Отличные навыки общения, грамотная устная и письменная речь, такт и умение представить руководителя в разговоре с разными людьми.
• Самостоятельность и хороший вкус к решениям: умение найти качественный вариант без привычки решать любой вопрос дополнительными расходами.
• Эмпатия, внимание к предпочтениям людей, деликатность при работе с семьёй и строгое отношение к конфиденциальности.
• Уверенное владение компьютером, оргтехникой и современными цифровыми сервисами.
• Хорошее знание Москвы: ресторанов, театров, культурных площадок и возможностей для организации досуга.
• Интерес к происходящему в городе и в мире, широкий кругозор и способность поддержать разговор с партнёрами и коллегами руководителя.

Будет преимуществом: опыт работы с консьерж-сервисами и собственная сеть проверенных контактов.

Условия

• Работа с одним руководителем; задачи включают как рабочие, так и личные вопросы.
• Гибкий график: постоянное присутствие в офисе не требуется, но необходимо встречаться с руководителем и приезжать в офис, когда этого требует задача.
• Важно быть на связи и своевременно решать вопросы. Порядок связи по срочным задачам вне обычного рабочего времени обсудим заранее.
• Офис: Москва, Гагаринский переулок, 29.
• Оформление и оплата — по итогам обсуждения.

Для отклика просим коротко описать сложную поездку, которую вы организовали, и пример задачи, где удалось найти хорошее решение без существенного увеличения бюджета.