Помощник руководителя

Санкт-Петербург, Большой Сампсониевский проспект, 68

Метро: Выборгская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Тайм-менеджмент (составление, планирование, ведение календаря) руководителя, информирование его о совещаниях, сроках, встречах.
Подготовка к встречам, совещаниям: сбор необходимых материалов, справок и документов по повестке оповещение участников о месте и времени проведения.
Ведение протоколов совещаний, контроль исполнения принятых решений.
Фиксация поручений сотрудникам, контроль сроков исполнения, коммуникация между руководством и сотрудниками.
Организация и контроль служебных командировок (проездные документы, размещение, трансфер и т.д.).
Ведение электронного и бумажного документооборота компании в полном объеме (прием/отправка, регистрация, сортировка входящей/исходящей корреспонденции, архивация).
Ведение деловой переписки от имени руководителя и компании.
Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования документов, представляемых на подпись руководителю.
Прием и распределение входящих звонков.
Организация работы офиса: телефония, интернет, рабочие места, взаимодействие с подрядчиками.
Встреча посетителей, партнёров, подрядчиков; предоставление им необходимой информации.
Взаимодействие с курьерскими службами.
Разработка внутренней нормативной документации в рамках своей деятельности.
Участие в организации корпоративных мероприятий.
Выполнение поручений руководства, в т.ч. выездного характера.

Требования:

Среднее специальное образование; высшее - предпочтительно, юридическое - дополнительный плюс.
Опыт работы офис-менеджером, секретарем, референтом или личным помощником руководителя - более 6 лет.
Обязателен опыт работы в строительной, проектной компании или у технического заказчика.
Опыт ведения календаря первого лица компании и организации его рабочего дня.
Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, PDF), офисной оргтехники, опыт работы в 1С:Документооборот – будет дополнительным плюсом.
Грамотная устная и письменная русская речь, деловой внешний вид (наличие актуального фото в резюме обязательно).
Дисциплинированность, стрессоустойчивость, дискретность (работа с конфиденциальной информацией).
Проактивность, умение предугадывать потребности руководителя и находить решения в нестандартных ситуациях.

Условия: