Помощник руководителя (ведущий документовед)

Передовая инженерная школа «Цифровой инжиниринг» СПбПУ занимается решением актуальных наукоемких мультидисциплинарных инженерных задач в интересах высокотехнологичной промышленности России и с целью обеспечения технологического суверенитета, глобальной конкурентоспособности экономики и национальной безопасности России в условиях новой реальности.

Обязанности:

1. Организационно-административная поддержка руководителя:

• планирование рабочего дня: ведение календаря, планирование встреч, совещаний и мероприятий;
• организация встреч и совещаний: подготовка всех необходимых материалов, ведение и оформление протоколов;
• организация поездок и командировок: бронирование транспорта и размещения;
• прием посетителей и гостей: организация приема, встреча и координация визитов партнеров.

2. Документационное обеспечение (делопроизводство):

• работа с корреспонденцией: прием, регистрация, систематизация и распределение входящей и исходящей корреспонденции;
• ведение делопроизводства: подготовка проектов приказов, распоряжений, писем и других документов;
• контроль документов: проверка документов перед передачей на подпись руководителю, контроль сроков исполнения поручений;
• архивирование: хранение документов и ведение номенклатуры дел.

3. Информационно-аналитическая работа:

• информационная поддержка: сбор, анализ и подготовка необходимых справок, отчетов и аналитических материалов;
• подготовка отчетности: составление отчетов по запросу.

4. Координация и контроль:

• координация работы подразделений для обеспечения слаженной работы;
• контроль поручений: отслеживание выполнения задач, поставленных руководителем на совещаниях и в документах;
• организация внутренних и внешних коммуникаций.

Требования:

• Высшее образование. Дополнительное профессиональное образование по профилю деятельности (секретарь-референт, делопроизводитель, помощник руководителя) будет преимуществом;

• Не менее трех лет опыта практической работы по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации.

Профессиональные навыки:

• Отличное знание делового документооборота и делопроизводства, владение стандартами деловой переписки.

• Безупречная грамотность (русский язык), внимание к деталям. Навыки составления, редактирования и проверки текстов официально-делового стиля.

• Свободное владение пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint), системами электронного документооборота (1С, "Директум"), периферийной оргтехникой;

• Понимание специфики академической среды и процессов в университете будет преимуществом.

• Знание правил делопроизводства, оформления управленческой документации (приказы, служебные записки, аналитические справки);

• Опыт работы с бюджетными процессами и финансовой отчетностью, опыт договорной работы;

• Умение планировать рабочее время руководителя, организовывать встречи и контролировать исполнение поручений;

• Навыки анализа информации, подготовки презентаций, отчётов и докладов;

• Опыт работы с базами данных, информационно-справочными системами.

Личные качества:

• Высокий уровень самоорганизации, внимательность к деталям;
• Коммуникабельность, стрессоустойчивость;
• Способность работать с конфиденциальной информацией;
• Готовность к оперативному решению задач в условиях многозадачности;
• Высокий уровень грамотности, этики делового общения.

• График работы 5/2 с 9:00-18:00;
• Работа в уютном офисе, оборудованном всем необходимым для продуктивной работы;

• Скидки на курсы повышения квалификации и переподготовки от СПбПУ.

• Скидки для детей сотрудников на подготовительные курсы для абитуриентов;

• Современный информационно -библиотечный комплекс, доступ к библиотечным ресурсам и научным базам данным;

• Спортивный комплекс с бассейном и различными спортивными секциями (волейбол, баскетбол, бокс, йога, скандинавская ходьба и др.) для работников и их семей;

• Корпоративные мероприятия, открытые лекции, встречи с известными людьми, базы отдыха в Ленинградской области и на Черноморском побережье, материальная помощь при необходимости.