Офис-менеджер

Требования:

Ответственность, доброжелательность, исполнительность, уверенные навыки планирования временем.

Готовность к работе в режиме многозадачности.

Знание основ делопроизводства.

Уверенный пользователь ПК, MS Office (Word, Exсel), электронная почта.

Внимательность и аккуратность при работе с документацией.

Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.

Умение работать с оргтехникой (сканирование, печать, брошюрование).

Обязанности:

— Прием и распределение телефонных звонков.

— Ведение документооборота, работа с внутренней и внешней корреспонденцией, регистрация писем.

— Организация служебных командировок (билеты, жилье, письма, пропуски, возвраты денежных средств).

— Своевременное пополнение запасов расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.

— Посещение отделения почты России для получения и отправки корреспонденции.

— Обслуживание офисной техники компании: принтеры (самостоятельно или с помощью подрядных организаций), кофемашины (чистка, наполнение ресурсами до начала рабочего дня).

— С периодичностью раз в квартал запрашивать отзывы за оказанные услуги у Заказчиков.

— Организация мероприятий компании.

— Пополнять баланс счетов компании у поставщиков сторонних площадок и своевременно инициировать оплату счетов.

— Взаимодействовать с бухгалтерией.

— Закупать необходимое оборудование/приборы.

— Осуществлять ведение внутренних реестров компании и архив договоров.

— Подготавливать отчетную документацию к отправке курьерскими сервисами в бумажном виде.

— Составлять документы, деловые письма.

— Выполнять служебные поручения руководителя и сотрудников.

— Передавать документы в другие организации и контролировать их исполнение, принимать возвратные экземпляры.

— Оформлять заявки для пропусков на новых сотрудников в здание БЦ и на парковку, вести контакт с сотрудниками БЦ по вопросам аренды, ремонта, прочего.

— Подготавливать документы на сотрудников для дальнейшего обучения в учебных центрах.

— Вести учет материально-технических ресурсов организации.

— Работа в корпоративной CRM-системе Planfix.

Условия:

Адрес: СПБ, Бухарестская 1, БЦ ЦНИТА (м. Бухарестская, в шаговой доступности).

График работы: Работа в офисе 5/2 (с 08:00-17:00).

​​​​​