Офис-менеджер / Административный менеджер

НТЦ «СФЕРА» — российская высокотехнологичная инжиниринговая компания, работающая в области систем контроля надёжности и промышленной автоматизации. Мы реализуем проекты для крупных промышленных и энергетических предприятий в России и за рубежом.

Приглашаем в команду офис-менеджера, который будет отвечать за организацию ежедневной работы офиса, документооборот и административную поддержку руководителей и сотрудников.

Что предстоит делать:

Документооборот и делопроизводство

Принимать, распределять и направлять входящую корреспонденцию с общего почтового ящика INFO.
Принимать и распределять входящие телефонные звонки.
Получать и отправлять корреспонденцию через почтовое отделение.
Вести реестр входящих и исходящих писем.
Взаимодействовать с курьерскими службами по отправке документов.
Принимать, регистрировать и передавать руководителям на подпись заявления, служебные записки и другие документы; проверять корректность их оформления.
В соответствии с резолюциями руководителей передавать документы ответственным сотрудникам и подразделениям.
Готовить по поручению руководителей запросы, ответы, письма, служебные записки и другие документы.

Административная поддержка руководителей

Вести бизнес-календарь генерального директора.
Организовывать административную поддержку генерального, исполнительного и коммерческого директоров.
Искать и систематизировать информацию в интернете по запросам руководителей.
Оформлять служебные записки и авансовые отчёты по командировкам руководителей.
Организовывать командировки: приобретение и возврат билетов, бронирование гостиниц и решение текущих организационных вопросов.

Обеспечение работы офиса

Организовывать закупку мебели, канцелярских товаров, инвентаря и хозяйственных принадлежностей.
Взаимодействовать с представителями бизнес-центра по вопросам эксплуатации офиса, ремонта, санитарных требований и пожарной безопасности.
Взаимодействовать с ресепшн бизнес-центра по вопросам доступа сотрудников и гостей, электронных ключей и использования мест общего пользования.
Встречать гостей: организовывать подготовку переговорных комнат, чай/кофе и обеспечивать необходимый уровень делового сервиса.
Взаимодействовать с поставщиком корпоративного такси и контролировать использование такси сотрудниками в соответствии с рабочими задачами.
Взаимодействовать со специалистом по охране труда по вопросам технического обеспечения офиса и склада средствами противопожарной защиты и другими необходимыми средствами.
Организовывать закупку сувенирной и брендированной продукции.
Оказывать административную поддержку HR-департаменту и другим подразделениям в рамках проектных задач.

Что нам важно

Опыт работы офис-менеджером, административным менеджером, секретарём, помощником руководителя или на аналогичной позиции от 1 года.
Грамотная устная и письменная речь.
Умение работать с большим количеством разноплановых задач и переключаться между ними.
Организованность, внимательность к деталям и ответственность.
Умение самостоятельно доводить задачи до результата.
Навыки деловой переписки и оформления документов.
Уверенный пользователь MS Office / офисных программ.
Умение работать с электронной почтой, календарями, таблицами и документами.
Корректность и доброжелательность в общении с сотрудниками, руководителями, клиентами и подрядчиками.
Готовность работать в режиме многозадачности.

Будет преимуществом

Опыт административной поддержки руководителей.
Опыт работы в бизнес-центре или офисе с численностью сотрудников 50+ человек.
Опыт организации командировок.
Опыт работы с курьерскими и транспортными службами.
Знание основ делопроизводства.

Что предлагаем

Работу в стабильной российской инжениринговой компании с интересными технологическими проектами.
Официальное трудоустройство по ТК РФ.
Пятидневную рабочую неделю, график 5/2 и 7 часовой рабочий день.
Прямое взаимодействие с руководством компании и возможность влиять на качество административных процессов.
Разнообразный функционал без монотонной офисной рутины.