Офис-менеджер в приемную генерального директора

• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции (полный цикл обработки от принятия письма до его рассылки исполнителям)
• Работа с корпоративной почтой (полная обработка входящих и исходящих писем, сканирование и подготовка конвертов)
• Обработка входящих/исходящих звонков и дальнейшее распределение по отделам
• Регистрация служебных записок, доверенностей, приказов, распоряжений (подготовка минимального текста)
• Ведение и учет еженедельного плана генерального директора, главного инженера
• Регистрация исходящих писем, служебных записок, заявлений, составление типовых приказов и распоряжений генерального директора, главного инженера, отдела кадров
• Контроль и передача документов на подпись генеральному директору, главному инженеру, заместителю генерального директора
• Заказ пропусков в здание офиса, а также заказ пропусков на совещания в различных структурах РЖД
• Во время отпуска начальника АХО ( полностью замена в его отстутствие, помощь в покупке авиа и ЖД билетов, бронирование гостиниц и заказ трансфера)
• Выполнение поручений генерального директора, главного инженера, начальника отдела кадров (сканирование, копирование, прошивка документов, подготовка документов для совещаний)
• Полный учет и хранение документов в бумажном виде, архивирование и распределение документов по папкам
• Взаимодействие с бухгалтерией для передачи бухгалтерских документов( счета на оплату, акты сверки, платежные поручения)
• Работа во внутренней системе ЭДО (обработка входящих, исходящих писем,служебных записок)согласно внутреннему регламенту работы с корреспонденцией
• Взаимодействие со всеми отделами компании в рамках своих обязанностей
• Помощь в организации рабочего места новых сотрудников
• Встреча и прием гостей генерального директора (чай, кофе)
• Контроль за состоянием чистоты и подготовка переговорных комнат к совещаниям
• Полное жизнеобеспечение офиса канцтоварами, составление списка заказа, выписка счета,(бумага, чай, кофе, вода)
• Помощь и содействие руководству в организации корпоративных мероприятий
• Взаимодействие с курьерами, Почтой России при отправке и получении документов
• Помощь сотрудникам в решении административных вопросов (в пределах ваших рабочих обязанностей)
• Контроль за состоянием чистоты кабинета генерального директора, приемной генерального директора, а также общей кухни в офисе
• Взаимодействие и контроль работы клининговой службы

• Обязательное требование! Без вредных наклонностей!
• Опыт работы от 3-х лет
• Презентабельный внешний вид (строгий классический дресс-код)
• Грамотная устная и письменная речь (навык ведения деловой переписки с контрагентами)
• Само организованность, эмпатия
• Пунктуальность
• Внимательность (навык выявления орфографических и грамматических ошибок в тексте)
• Отличное знание оргтехники и пакета Microsoft Office
• Навыки выполнения задач, в условиях многозадачности (расставляя их по приоритетам)
• Стрессоустойчивость (без проявления ЭМОЦИЙ в определенных обстоятельствах)
• Навык принятия самостоятельных решений в определенных обстоятельствах

Условия:

• График работы с 9 до 18 (пятница до 16-45) обед 45 минут
• Оформление по ТК
• ДМС после прохождения испытательного срока
• Корпоративные подарки на дни рождения
• Работа в молодом и дружном коллективе