Офис-менеджер с функциями HR специалиста (подбор персонала)

Компания FullService ищет внимательного и организованного секретаря-делопроизводителя, который готов со временем освоить кадровое делопроизводство и развиваться в HR-направлении.

Эта вакансия подойдет вам, если у вас уже есть хороший опыт административной работы и работы с документами, но вы хотите получить новую профессиональную компетенцию — кадровое делопроизводство.

Опыт работы кадровиком не является обязательным. Главное — внимательность, ответственность, способность работать с документами и желание учиться.

Обязанности:

1. Административный блок и жизнеобеспечение офиса:

• Жизнеобеспечение: формирование заказов, закупка и распределение по отделам канцелярии (Комус), воды, брендированной одежды и др.
• Документооборот и договора: первичная проверка, согласование, сканирование, отправка сканов контрагентам и ведение реестров/журналов.
• Почта и курьеры: прием и обработка электронной и бумажной почты, регистрация, отправка Почтой России и распределение документов по салонам, отслеживание важных отправлений.
• Взаимодействие с ЖКХ: сбор и передача показаний счетчиков в личные кабинеты, запрос счетов, контроль оплаты и прихода закрывающих документов.
• Контроль и координация: оформление доверенностей и пропусков, учет рабочего времени сотрудников, контроль актов перемещения.
• Коммуникации: прием и переключение входящих звонков, оперативное информирование сотрудников и руководства через Telegram-канал (о днях рождения, собеседованиях и новостях).
• Работа с информацией: подготовка управленческой документации, прейскурантов, актуализация списков сотрудников (в т.ч. на Tilda), подготовка отчетов для госорганов (Росстатистика) и ответов на запросы.
• Специфический блок (Ювелирная деятельность): помощь в обновлении анкет контрагентов, ведении базы, отслеживании изменений в законодательстве и обновлении ПВК (Правил внутреннего контроля), подготовке приказов об обучении.
• Выполнение отдельных поручений Управления компании.

2. Блок HR и подбор персонала (Рекрутинг):

• Активный подбор: размещение и обновление вакансий компании на hh.ru и других профильных ресурсах.
• Работа с резюме: ежедневный скрининг откликов, самостоятельный холодный поиск кандидатов по базе.
• Первичный отбор: проведение телефонных интервью и первичных онлайн-собеседований, оценка кандидатов на соответствие базовым требованиям.
• Координация встреч: организация и планирование финальных собеседований кандидатов с руководителями отделов.
• Адаптация: участие в процессе онбординга новых сотрудников (встреча в первый день, знакомство с офисом, координация выдачи доступов и формы).

Требования к кандидату:

• Опыт работы офис-менеджером, секретарем, помощником руководителя или начинающим HR-специалистом от 3 года.
• Опыт ведения первичного подбора персонала (будет ключевым преимуществом) или огромное желание развиваться в сфере HR.
• Высокий уровень грамотности (устной и письменной), умение четко и вежливо формулировать мысли.
• Отличные навыки работы с ПК, офисными программами, мессенджерами (Telegram) и оргтехникой.
• Уверенное владение Excel: работа с таблицами, формулами, фильтрами, сортировкой и структурированием данных.
• Навыки работы с современными ИИ-инструментами: умение использовать искусственный интеллект для поиска и обработки информации, подготовки текстов, анализа данных и автоматизации повседневных рабочих задач.
• Системность, высокий уровень самоорганизации, умение работать в режиме многозадачности (переключаться между закупками, документами и звонками кандидатам).
• Внимательность к деталям при работе с документами и договорами.

Условия работы:

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ.
• Стабильная и своевременная заработная плата.
• График работы: 5/2, строго в офисе (комфортное и полностью оборудованное рабочее место).
• Реальная перспектива карьерного и профессионального роста в сфере управления персоналом (HR).
• Дружный коллектив, развитая корпоративная культура.