Офис-менеджер

→ Документооборот:
• Вести реестр договоров и доверенностей: номера, даты, контрагенты, сроки, статусы и места хранения оригиналов;
• Контролировать процессы согласования и подписания документов: организовывать рассылку, отслеживать статусы и своевременно напоминать ответственным;
• Проверять комплектность договоров и сопроводительных документов: подписи, печати, приложения, спецификации;
• Организовывать обмен оригиналами с контрагентами, сканирование и размещение документов в электронной системе хранения;
• Формировать и поддерживать в порядке бумажный и электронный архив;
• Вести учёт выдачи документов и местонахождения оригиналов;
• Контролировать получение закрывающих документов и их своевременную передачу в бухгалтерию;
• Работать с курьерскими службами и почтой: организовывать отправки, оформлять описи и отслеживать доставку;
• Принимать входящую корреспонденцию, в том числе от государственных органов и судов, передавать её ответственным сотрудникам и контролировать сроки обработки.

→ Хозяйственная поддержка офиса:
• Встречать гостей и организовывать приём делегаций, мероприятий и кейтеринга;
• Контролировать наличие канцелярии и хозяйственных товаров;
• Координировать клининг, курьерскую и транспортную логистику, а также решение мелких хозяйственных вопросов;
• Поддерживать порядок в офисе, на кухне и в переговорных комнатах.

→ Поддержка руководителя:
• Собирать и систематизировать необходимые документы;
• Готовить письма, справки и другие материалы по запросу;
• Выполнять оперативные поручения руководителя и контролировать их исполнение.