Секретарь офиса

Ventra — HR-холдинг, предлагающий инновационные решения в области аутсорсинга бизнес-процессов, HR-консалтинга и гибкой занятости.

И сейчас мы в поиске Секретаря для нашего партнера.

Обязанности:

• Выдача и отслеживание возврата пропусков посетителям и бэйджей участникам мероприятий, дающих право прохода (выхода) на территорию Заказчика, а также учет и хранение бланков и возвращенных пропусков в соответствии с инструкциями Департамента Безопасности

• Сопровождение ВИП гостей Заказчика по комплексу зданий Заказчика

• Прием и оформление заявок от представителей Заказчика на бронирование переговорных комнат в электронной системе, ведение графика и статистики занятости переговорных комнат

• Ежедневное отслеживание надлежащего состояния переговорных комнат в комплексе зданий Заказчика, в случае необходимости комплектование их необходимым оборудованием, канцелярскими принадлежностями из запасов Заказчика

• Техническая помощь в подготовке и проведении корпоративных мероприятий в комплексе зданий Заказчика и на внешних площадках: подготовка бейджей, встреча гостей, регистрация участников, подготовка раздаточных материалов, работа с микрофонами и прочие поручения, связанные с организацией корпоративных мероприятий

• Взаимодействие с курьерами по направлениям деятельности несвязанной с делопроизводством

• Прием, обработка и распределение входящих звонков

• Заказ такси, бронирование парковочных мест для транспорта гостей/партнеров Заказчика

• Ксерокопирование, техническая подготовка и оформление документации

• Прием и обработка заявок на командирование и организацию проездок работников Заказчика, с последующей их передачей ответственным за организацию поездок

• Прием и оформление заявок от представителей Заказчика на бронирование переговорных комнат в электронной системе, ведение графика и статистики занятости переговорных ком

• Обработка первичных документов, связанных с организацией командировок и мероприятий Заказчика в электронной системе в соответствии с Регламентом.

• Высшее/неоконченное высшее образование
• Уверенный пользователь ПК, MS Office
• Знание английского языка, не ниже уровня pre-Intermediate (ответы на звонки)
• Аккуратность, инициативность, внимательность

• Официальное трудоустройство по ТК РФ с 1-го рабочего дня
• Фиксированный оклад 103 448 руб. до вычета налогов
• График работы 5/2 посменно, с 8:00 до 17:00, с 09:00 до 18:00
• Комфортабельный офис на станции м. Охотный ряд