Секретарь-делопроизводитель

Москва, Калужско-Рижская линия, метро Сухаревская

Метро: Проспект Мира

Описание вакансии

ЧОП" Глав УпДК-Безопасность" предоставляющий услуги по охране объектов МИД (Министерство иностранных дел) приглашают на работу Секретаря!

Обязанности:

Работа с корреспонденцией. Приём, регистрация входящей и исходящей почты, распределение документов по отделам.
Документооборот. Передача документов на исполнение, контроль за сроками их прохождения и исполнения.
Оформление документов. Составление проектов приказов, договоров, справок, выписок. Проверка правильности оформления: наличие подписей, виз, приложений.
Учёт и систематизация. Ведение журналов, картотек или электронных баз для учёта документов. Формирование исполненных документов в дела по утверждённой номенклатуре.
Подготовка к хранению. Проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, передача дел в архив организации.
Справочная работа. Подготовка справок, выписок, ответов на запросы руководства или сотрудников.
Взаимодействие. Координация с подразделениями по вопросам документооборота, помощь в решении рабочих задач.
Дополнительные задачи. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, подготовка материалов по итогам, работа с почтовыми и курьерскими службами.
Обеспечение сохранности. Принятие мер для защиты документов, соблюдение правил конфиденциальности и уровней доступа.
Организационная поддержка. Помощь руководителю в планировании рабочего времени, организация приёма посетителей, ведение органайзера.
Работа с системами. Владение офисными программами, системами электронного документооборота (например, 1С:Документооборот), базами данных.
Участие в организационных процессах. Например, размещение документов на сайте организации, участие в инвентаризационных мероприятиях.