Помощник Бизнес-ассистента

ICM Company — частная инвестиционно-девелоперская компания, работающая на рынке премиальной коммерческой недвижимости Москвы.

Мы ищем Помощника Бизнес-ассистента.

В этой роли вы будете помогать Бизнес-ассистенту организовывать рабочие процессы - готовить встречи, собирать и структурировать информацию, фиксировать договоренности и следить за выполнением задач.

Работа предполагает взаимодействие с Руководителями разных подразделений, поэтому важно уметь быстро разбираться в информации, держать в фокусе несколько задач одновременно и доводить договоренности до результата.

Вы будете работать в связке с Бизнес-ассистентом Руководителя и поддерживать его в текущей работе.

В позиции есть также административные и секретарские задачи. В рамках командной работы может потребоваться ситуативная поддержка общих задач.

Обязанности:

Координация и подготовка встреч

• Организовывать рабочие встречи и совещания: согласовывать время и формат, собирать и подтверждать участников.
• Собирать материалы к встречам у профильных подразделений.
• Проверять материалы, актуальна ли версия, все ли необходимое собрано, понятна ли структура и нет ли очевидных логических несоответствий.
• При необходимости корректировать материалы и согласовывать изменения с Бизнес-ассистентом.
• Готовить итоговый пакет материалов и передавать его Бизнес-ассистенту в установленный срок.

Протоколы и договоренности

• Вести протоколы рабочих встреч.
• Фиксировать решения, задачи, сроки и ответственных.
• Согласовывать протоколы с руководителями подразделений, бизнес-ассистентом и генеральным директором.

Контроль выполнения задач

• Следить за выполнением задач, зафиксированных в протоколах.
• Собирать статусы и напоминать ответственным о задачах и сроках.
• Вовремя сообщать бизнес-ассистенту и генеральному директору, если есть риск невыполнения задачи, срыва срока или неготовности материалов.

Операционная поддержка Службы аренды

• Следить за актуальностью внутренних таблиц и документов Службы, в части структуры, статусов и выполнения принятых решений.
• Готовить сводки, статусы и другие рабочие материалы на основе информации, которую предоставляют профильные подразделения.
• Контролировать выполнение задач сотрудниками Службы по поручению руководителя.

Работа с информацией и поддержка Бизнес-ассистента

• Оказывать операционную и информационную поддержку Бизнес-ассистенту Руководителя службы аренды и Бизнес-ассистенту генерального директора.
• Готовить информацию, материалы и статусы по запросу.
• Составлять шаблоны деловых писем.
• Работать с презентациями и планами.
• Заполнять аналитические и расчетные таблицы.
• Выполнять секретарские и административные задачи.

Что важно понимать о роли

Позиция не предполагает самостоятельного принятия управленческих решений и не предусматривает замещение профильных специалистов.

При этом от человека ожидается самостоятельность в организации своей работы, нужно уметь разобраться в задаче, собрать необходимую информацию, вовремя задать вопрос, проконтролировать срок и сообщить о проблеме, если она возникает.

• Внимательность и исполнительность.
• Умение работать с большим объемом информации.
• Грамотная письменная речь.
• Уверенные навыки работы с Word, Excel и Power Point.
• Опыт работы координатором, операционным специалистом, ассистентом руководителя.
• Опыт взаимодействия с несколькими подразделениями.
• Интерес к операционной работе и бизнес-процессам.

• Официальное оформление и полностью белую заработную плату.
• Работу в стабильной инвестиционно-девелоперской компании.
• Современный офис в Москве.
• График 5/2, с 10:00 до 19:00, пятница – до 17.45.