Ассистент команды руководителей

Цель должности:

Командный ассистент топ-менеджмента, совмещающий административную поддержку руководителей с организацией бесперебойной работы офиса. Роль обеспечивает управляемость календарей, встреч, поручений, документооборота и деловой логистики, а также комфортную, безопасную и эффективную офисную среду для сотрудников и гостей.

Обязанности:

• Управление календарями и встречами Ведение, синхронизация и приоритизация календарей топ-менеджеров. Планирование внутренних и внешних встреч, переговоров, заседаний, интервью и видеоконференций.
• Командировки и деловая логистика Организация деловых поездок руководителей и членов команды «под ключ». Подготовка документов для авансовых отчетов, сбор первичных подтверждающих документов и взаимодействие с финансовой службой.
• Документооборот и делопроизводство Регистрация, хранение и контроль статусов входящих, исходящих и внутренних документов. Подготовка документов к подписанию: проверка комплектности, корректности реквизитов и согласующих лиц.
• Внутренние и внешние коммуникации Взаимодействие с внешними контрагентами, партнерами, государственными и профессиональными организациями по поручению руководителей. Подготовка, согласование и отправка деловой корреспонденции на русском и английском языках.
• Подготовка управленческих и аналитических материалов Подготовка презентаций, аналитических справок, информационных дайджестов и материалов к решениям руководителей. Сбор, структурирование и первичная проверка данных из внутренних источников, презентаций, отчетов и рабочих файлов.
• Координация топ-команды и контроль исполнения Подготовка календаря управленческих ритмов: регулярных встреч, циклов планирования, отчетности и ключевых корпоративных событий. Сведение планов, поездок, отпусков, ключевых встреч и графиков руководителей в единый рабочий календарь.

• Высшее образование.
• Опыт административной и организационной поддержки топ-менеджмента в крупных холдингах, международных компаниях, консалтинге, инвестиционных структурах.
• Опыт подготовки презентаций, управленческой отчетности.
• Практический опыт ведения сложных календарей, организации международных переговоров, командировок и офисного администрирования.
• Английский язык — C1.
• Уверенное владение Microsoft Office.
• Высокий уровень грамотности русского языка и навыки деловой переписки.

Личностные и профессиональные компетенции: Проактивность, системность и внимание к деталям. Деловая зрелость и такт. Стрессоустойчивость. Клиентоориентированность.

Компания предлагает конкурентную оплату, социальный пакет, возможность для профессионального и карьерного роста.