Office Manager (Офис-менеджер), Алматы

О Forvis Mazars

Forvis Mazars — международная сеть в сфере аудита, бухгалтерского учета, налогового и финансового консалтинга, образованная 1 июня 2024 года в результате объединения Mazars и FORVIS.

История Mazars начинается во Франции в 1945 году. За десятилетия компания выросла из локальной аудиторской практики в международную организацию с глобальным присутствием и устойчивыми позициями на рынке профессиональных услуг.

Сегодня Forvis Mazars входит в число крупнейших международных сетей профессиональных услуг, объединяя десятки тысяч специалистов и офисы более чем в 100 странах и территориях мира.

Forvis Mazars приглашает Office Manager (Офис-менеджера) в офис компании в Алматы.

Мы ищем организованного, ответственного и доброжелательного человека, который поможет обеспечить комфортную и эффективную ежедневную работу офиса.

График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00.

Ваши функции и обязанности будут включать

Документооборот и административная поддержка:

- организацию и ведение документооборота офиса;
- работу с договорами, счетами на оплату, платежными документами, счетами-фактурами, актами и другими бухгалтерскими и административными документами;
- систематизацию и хранение документов, поддержание порядка в электронных и бумажных папках;
- организацию печати, подписания, сканирования и передачи документов;
- контроль движения документов и своевременного получения необходимых подписей.

Организация работы офиса:

- поддержание общего порядка и комфортной рабочей среды в офисе;
- организацию порядка на офисной кухне и контроль наличия необходимых принадлежностей и расходных материалов (мытье посуды в обязанности офис-менеджера не входит);
- встречу гостей компании и предложение им воды, кофе, чая и других доступных напитков;
- бронирование и подготовку переговорных и конференц-комнат к встречам;
- взаимодействие с администрацией и руководством бизнес-центра по текущим вопросам работы офиса;
- заказ необходимых офисных и хозяйственных принадлежностей.

Курьерская и почтовая коммуникация:

- заказ, встречу и координацию курьеров;
- организацию отправки и получения документов и корреспонденции;
- координацию почтового и курьерского сообщения офиса.

Учет оборудования:

- ведение учета ноутбуков, комплектующих и другого передаваемого сотрудникам оборудования;
- организацию выдачи оборудования сотрудникам и его возврата;
- поддержание актуального реестра выданного оборудования.

Также в обязанности могут входить другие несложные административные и организационные задачи, которые будут отдельно коммуницироваться руководством.

Что мы ожидаем

- развитые навыки устного и письменного общения;
- способность самостоятельно организовывать свою работу и контролировать выполнение текущих задач;
- уверенное владение Outlook, Microsoft Teams и MS Office;
- умение пользоваться современными AI-инструментами и чат-ботами для решения повседневных рабочих задач;
- вежливость и доброжелательность в общении с коллегами, клиентами и гостями;
- исполнительность и ответственность;
- пунктуальность;
- аккуратность и внимательность при работе с документами;
- умение поддерживать конструктивную, уважительную и комфортную рабочую атмосферу;
- готовность спокойно переключаться между несколькими текущими задачами.

Мы предлагаем

- работу в одной из крупнейших международных сетей в сфере аудита и консалтинга с присутствием более чем в 100 странах и территориях мира;
- сильную и современную профессиональную команду;
- европейскую корпоративную культуру, основанную на уважении, профессионализме, открытом взаимодействии и ответственности;
- комфортный современный офис в Алматы;
- стабильный график работы 5/2, с 09:00 до 18:00;
- своевременную выплату заработной платы два раза в месяц;
- трудоустройство в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан;
- ежегодный пересмотр заработной платы;
- бонус по итогам года;
- медицинскую страховку после прохождения испытательного срока.