Офис-менеджер

Москва, Дербеневская улица, 15Б

Метро: Автозаводская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Обслуживание офиса (закупка канцелярских и иных офисных расходов для поддержания жизнедеятельности офиса, обеспечение офиса водой, организация и контроль клининга, организация ремонта и ежедневные бытовые задачи по поддержанию офиса).
Организация курьерской доставки (курьер, курьерские службы, почта России), контроль за расходами курьерских служб, инициация оплаты.
Сканирование входящей документации в рамках распределения с сотрудниками документооборота.
Ведение бумажного и электронного архивов входящей документации.
Предоставление необходимых документов из архива по запросам.
При необходимости организация передачи в государственный архив документов.
Передача на подписание ответственным лицам бумажных версий документов.
Ведение реестра исходящих/входящих документов.
Организация подключения сотрудников к корпоративному такси, которым положено такси согласно ВНД, контроль расходов, инициация оплаты.
Организация централизованной закупки корпоративных подарков, букетов для партнеров в день рождения и ведение реестра подарков, их отправка.
Коммуникация с арендодателем, контроль за арендными платежами и документами.
Организация онлайн-звонков и встреч в офисе, в т.ч. календарь встреч в офисе.
Поиск офисного помещения в случае принятия решения о смене офиса.
Поиск поставщиков при закупке мебели, предметов интерьера для офиса.
Составление ежегодного бюджета по административным расходам и контроль за его исполнением.

Требования :

Опыт работы на административных позициях от 1 года, желательно в офис-менеджменте или аналогичных сферах.
Знание офисных процессов и правил документооборота (сканирование, архивирование, контроль документов).
Навыки организации логистики и доставки (курьерские службы, почта России), а также контроль за расходами.
Умение вести реестры и учет входящей и исходящей документации.
Опыт организации офисных бытовых задач: закупка канцелярских товаров, обеспечение водой, контроль клининга и ремонта.
Навыки планирования и ведения бюджета по административным расходам.
Коммуникабельность, грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку.
Ответственность и исполнительность, способность выполнять поручения руководителя.
Умение находить и взаимодействовать с поставщиками мебели, интерьера и сервисов.
Опыт организации онлайн-звонков, встреч и корпоративных мероприятий.
Знание основ работы с арендными документами и контроль арендных платежей.
Навыки поиска и подбора офисных помещений, а также организация логистики при необходимости.
Желателен опыт работы с корпоративным транспортом и организациями по его обслуживанию.
Владение ПК и офисным программным обеспечением (MS Office, электронная почта, календарь).