Бизнес-ассистент

M2AGENCY — агентство для тех, кто ценит высокий стиль, безупречный сервис
и события, продуманные до мельчайших деталей. Мы создаём мероприятия
с характером и смыслом, где каждая деталь становится частью общей эстетики.

Наша команда славится высоким уровнем консьерж-сервиса, сопровождая клиентов в любых форматах и масштабах задач.
Мы одинаково внимательно и точно работаем как с камерными домашними событиями и частными вечеринками, так и с масштабными корпоративными B2B-коллаборациями и годовым обслуживанием компаний, обеспечивая безупречный результат на каждом уровне взаимодействия.

Нам нужен не классический персональный ассистент и не секретарь, а бизнес-ассистент собственника с функцией операционного координатора.

Обязанности:

• Ведение и поддержка организационных схем по всем трём направлениям (структура команды, зоны ответственности, регламенты).
• Контроль выполнения задач отделами (PR, SMM, продакшн, продажи): сбор статусов, напоминания, эскалация руководителю.
• Контроль соблюдения внутренних правил и стандартов работы в команде.
• Ведение отчётности по проектам и направлениям, подготовка сводных отчётов для руководителя.
• Постановка и координация задач между подрядчиками и сотрудниками.
• Ведение отчётности по аккаунтам в социальных сетях (Instagram, Telegram и др.), сбор итоговых метрик.
• Присутствие на съёмках: организация процесса, подбор референсов, контроль соответствия концепции бренда.
• Подбор референсов для контента, рекламных материалов, фото и видеосъёмок.
• Контроль контент-планирования совместно с маркетологом и SMM-командой.
• Аналитическая работа: анализ рынка ивента, рынка контента, площадок, свадебных салонов и тд
• Сбор и систематизация данных по площадкам присутствия (аггрегаторы, каталоги, профильные площадки), ведение таблиц со статусами и доступами.
• Подготовка аналитических справок и сводок по запросу руководителя.
• Поиск специалистов под задачи направлений: SMM, дизайн, фото, видео, PR, маркетинг, HR и др.
• Первичный отбор кандидатов, проведение предварительных собеседований, подготовка шорт-листа для руководителя.
• Размещение вакансий на профильных площадках, ведение HR-воронки.
• Оформление рабочих документов (вакансии, регламенты, инструкции, презентационные материалы).
• Подготовка договоров, КП и прочих документов по шаблонам.
• Ведение баз данных по контактам, подрядчикам, клиентам.
• Организация Zoom/онлайн-встреч: согласование времени, рассылка приглашений, подготовка повесток, контр-репорт встречи
• Исполнение личных поручений руководителя по закупкам / броням / тревел поддержка.
• Закупка подарков для партнёров, клиентов и сотрудников.
• Ведение календаря руководителя, согласование встреч, контроль маршрутного листа водителя.

• Опыт работы бизнес-ассистентом от 2 лет, в идеале в компаниях, работающих в сфере услуг.

• Продвинутые знания Google инструментов (диск, презентации, таблица, текстовые документы).

• Умение работать с юридическими документами, базовое понимание документооборота и бухгалтерской отчетности (договор, счет, акт, закрывающие документы, разница юр и физ лица).

• Продвинутые поисковые навыки.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Знание английского от В1 желательно.

• Умение пользоваться ИИ инструментами.

• Опыт работы в высоконагруженном графике, режиме многозадачности задач и многочасовом рабочем дне.

• График работы 6/1 с 9:30 до 22:00 на связи, 1-2 раза в неделю приезды в офис, остальные дни онлайн.

• Конкурентная заработная плата: фиксированный оклад + KPI до 30% от оклада, после 3 месяцев работы до 70% от оклада, а также бонусы.
• Офис: 1-я улица Ямского поля, 1к1, подъезд А2.
• Возможность карьерного роста до руководителя направления.
• Участие в масштабных проектах и мероприятиях ,и много другое.

Ждем вашего отклика!